你这周支付了40张发票。你登录银行进行支付，然后切换到QuickBooks，逐个输入每笔交易——供应商名称、发票号码、金额，如果利用了提前付款折扣还要输入折扣。然后你调整银行feed，匹配每笔付款，希望没有打错数字。这个循环每周重复，有时每天都在进行。
付款插件有帮助，但只是部分。Melio发送付款并同步到QuickBooks，但不会应用提前付款折扣，所以你在银行支付这些发票，然后在QuickBooks中手动重新输入。QuickBooks企业版中的采购订单到账单匹配理论上加快了速度，但当一张采购订单从三个仓库发货并生成五张发票时，你必须逐个确认和删除项目——QuickBooks还会要求确认每次删除。
本文展示了如何自动化银行到QuickBooks的流程，使交易无需手动重新输入就能进入账簿，如何处理让Melio用户困扰的提前折扣问题，以及在哪里直接导入银行对账单数据可以完成整个流程。
为什么一开始就存在手动循环
QuickBooks通过每日feed连接到大多数银行，但该feed只告诉你一笔付款已发出——而不是它支付了哪张发票，或者你是否利用了2%的折扣。银行不发送发票号码或供应商元数据；它只发送一笔借项，描述通用，例如
常见问题
QuickBooks可以自动导入银行对账单数据吗?
QuickBooks通过每日feed连接到大多数银行，自动下载交易。但是feed只显示基本交易详情，如金额和日期，不显示发票号码或供应商元数据。对于通过已连接的插件之外进行的付款，或需要详细对账单数据的情况，你可以在Desktop中通过文件>实用工具>导入，或在Online中通过银行选项卡导入CSV或OFX文件。
导入银行交易时，如何处理提前付款折扣?
当你导入一笔金额少于账单金额的银行交易时，QuickBooks会提示你在将其匹配到账单时解释差额。选择折扣选项并将差额分配到采购折扣账户。QuickBooks将标记账单为已全部支付，并将折扣记录为收入或对冲费用。
为什么免费的PDF转换器不能处理我的银行对账单?
Tabula和Adobe导出等免费工具仅适用于干净的数字PDF，可以突出显示和复制文本。它们对扫描的、复印的或手机拍摄的对账单失效，因为它们无法读取图像。它们还难以处理多行描述、共享借记/贷记列和跨页面变化的布局。对于这些对账单，你需要使用一个为银行对账单提取而设计的具有OCR功能的转换工具。
将银行对账单上传到在线转换工具是否安全?
这取决于工具。检查它是否在处理后删除文件，以及是否使用你的数据来训练AI模型。某些工具无限期地存储文件。如果由于政策或偏好而无法上传对账单，请使用在计算机上本地处理文件的桌面转换工具，不上传它们。
我可以在QuickBooks中同时使用付款插件和银行对账单导入吗?
可以。对于按全额支付的常规发票，使用Melio或Bill.com之类的插件，自动同步。对于你在插件外进行的付款——在银行支付的提前折扣、电汇或不支持的付款方式——导入银行对账单，将这些交易带入QuickBooks，无需手动输入。这种组合涵盖所有付款类型，消除了大部分重复的数据输入。