बैंक, क्रेडिट कार्ड, POS डेटा मैच करें

आप बैंक स्टेटमेंट पर "J. Smith CR $450" देखते हैं। आपके क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर के पास $3,200 की बैच जमा दिखाई देती है। POS सिस्टम 47 अलग-अलग ग्राहक ऑर्डर दिखाता है। उस ढेर में कहीं J. Smith लेनदेन है, लेकिन यह कौन सा ऑर्डर है? जब आप दिन में दर्जनों लेनदेन को तीन या चार अलग-अलग डेटा स्रोतों में संभालते हैं जो अलग-अलग भाषा बोलते हैं, तो यह मिलान समस्या गुणा हो जाती है।

एकाधिक स्रोतों से भुगतान को सामंजस्य करना - बैंक फीड, Square या Stripe जैसे क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर, और पॉइंट-ऑफ-सेल सिस्टम - जांच का काम बन जाता है जब लेनदेन विवरण संरेखित न हों और संदर्भ संख्याएं आगे न बढ़ें। बैंक स्टेटमेंट एकीकृत बैच राशि दिखाता है, प्रोसेसर लेनदेन को निपटान तारीख के अनुसार समूहित करता है, और POS व्यक्तिगत बिक्री टाइमस्टैम्प दर्ज करता है। एक स्रोत ग्राहक नाम का उपयोग करता है, दूसरा लेनदेन ID का उपयोग करता है, और तीसरा चालान संख्या का उपयोग करता है।

यह गाइड इन सिस्टमों के पार लेनदेन को आयात, मानकीकृत और मिलान करने के लिए व्यावहारिक तरीकों के माध्यम से चलता है, बिना सेल-दर-सेल तुलना या कस्टम एकीकरण परियोजनाओं के जिनके लिए आपके पास IT संसाधन नहीं हो सकते।

क्यों स्रोतों के पार लेनदेन मिलान कठिन है

प्रत्येक सिस्टम अपने स्वयं की संरचना में डेटा निर्यात करता है। बैंक स्टेटमेंट (PDF या CSV डाउनलोड चाहे) आमतौर पर भुगतानकर्ता का नाम और एक गोल डॉलर राशि दिखाते हैं। क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर व्यापारी शुल्क पहले ही कटे हुए बैच निपटान फाइलें निर्यात करते हैं, लेनदेन तारीख की बजाय जमा तारीख के अनुसार समूहित। POS सिस्टम शुल्क से पहले सकल बिक्री दर्ज करता है।

समय की बेमेली समस्या को बढ़ाती है। ग्राहक सोमवार को भुगतान करता है, प्रोसेसर मंगलवार को बैच करता है, बैंक बुधवार को पोस्ट करता है। यदि आप एक सिस्टम में लेनदेन तारीख से सामंजस्य करते हैं और दूसरे में जमा तारीख से, तो समान $450 भुगतान एक स्रोत से गायब दिखाई देता है और दूसरे में अस्पष्ट।

सामान्य विवरण चीजों को बदतर बनाते हैं। जब बैंक स्टेटमेंट केवल एक व्यक्ति का नाम दिखाता है या मूल ऑर्डर संख्या के संदर्भ के साथ "Credit Card Deposit", तो आप बिना कई विंडो खोले और राशि और तारीखों को क्रॉस-रेफरेंस किए POS रिकॉर्ड के साथ इसे ट्रेस नहीं कर सकते। एक ऐसा व्यवसाय जो प्रति दिन 50 लेनदेन संसाधित करता है, वह महीने में 1,000 लुकअप है।

तीनों स्रोतों में एक सामान्य क्षेत्र से शुरू करें

सफल मिलान को कम से कम एक क्षेत्र की आवश्यकता होती है जो सभी तीन निर्यातों में दिखाई देता है, भले ही इसका नाम अलग हो। लेनदेन राशि और तारीख सार्वभौमिक हैं, लेकिन अकेली राशि गलत मेल बनाती है जब दो ग्राहक एक ही दिन को समान डॉलर राशि का भुगतान करते हैं।

संदर्भ संख्याओं को देखें जो श्रृंखला के माध्यम से प्रचार करते हैं। कुछ क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर प्रोसेसर निर्यात और बैंक स्टेटमेंट मेमो फील्ड दोनों में मूल लेनदेन ID शामिल करते हैं। Square, उदाहरण के लिए, बैंक जमा में एक लेनदेन कोड जोड़ता है। यदि आपका POS सिस्टम भुगतान मेमो में एक संदर्भ संख्या शामिल कर सकता है जिसे प्रोसेसर बैंक को भेजता है, तो वह आपकी मिलान कुंजी है।

जब संदर्भ संख्याएं प्रचार नहीं करती हैं, तो एक समग्र कुंजी बनाएं: लेनदेन राशि, तारीख और भुगतानकर्ता के नाम के पहले कुछ अक्षरों को संयोजित करें। $450.00 के लिए एक लेनदेन 15 मार्च को J. Smith से 450.00-2025-03-15-JSM बन जाता है। प्रत्येक स्रोत फ़ाइल में इस कुंजी को बनाएं और इस पर मैच करें।

प्रत्येक सिस्टम से स्वच्छ डेटा निर्यात करें

आप कुछ भी मैच करने से पहले, आपको कच्चे डेटा की आवश्यकता है जो उपयोगी प्रारूप में हो। बैंक स्टेटमेंट अक्सर PDF के रूप में आते हैं, क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर आमतौर पर CSV डाउनलोड प्रदान करते हैं, और POS सिस्टम व्यापक रूप से भिन्न होते हैं।

बैंक स्टेटमेंट

यदि आपका बैंक ऑनलाइन बैंकिंग के माध्यम से CSV या OFX डाउनलोड प्रदान करता है, तो उन का उपयोग करें - वे पहले से ही सारणीबद्ध हैं। PDF स्टेटमेंट के लिए, विशेषकर स्कैन किए गए या इमेज-आधारित, निष्कर्षण गन्दा हो जाता है। Tabula जैसे मुक्त उपकरण स्वच्छ डिजिटल PDFs के लिए काम करते हैं लेकिन स्कैन किए गए स्टेटमेंट पर विफल रहते हैं जहां पाठ वास्तव में एक छवि है। OCR त्रुटियां $1,250.00 को $1.250.00 में बदल देती हैं या डेबिट और क्रेडिट कॉलम को स्वैप करती हैं।

BankStmtConverter स्कैन किए गए और फोटो खिंचे स्टेटमेंट को AI निष्कर्षण के साथ CSV या Excel में संभालता है जो कॉलम संरचना को संरक्षित करता है और निकाली गई शेष राशि को मुद्रित ओपनिंग और क्लोजिंग कुल के विरुद्ध सत्यापित करता है, OCR त्रुटियों को आपके सामंजस्य तक पहुंचने से पहले पकड़ता है। यह सुसंगत कॉलम हेडर के साथ CSV या Excel में निर्यात करता है, भले ही मूल बैंक का लेआउट अलग हो, जो मायने रखता है जब आप कई बैंकों से स्टेटमेंट विलय करते हैं।

क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर

अपने प्रोसेसर डैशबोर्ड में लॉग इन करें और लेनदेन या निपटान रिपोर्ट डाउनलोड करें। तारीख की सीमा चुनें जो आपके सामंजस्य अवधि से मेल खाती हो। CSV के रूप में निर्यात करें। अधिकांश प्रोसेसर आपको लेनदेन ID, सकल राशि, शुल्क, शुद्ध राशि और भुगतानकर्ता विवरण जैसे फील्ड शामिल करने देते हैं। सभी को शामिल करें - आप बाद में फ़िल्टर करेंगे।

POS सिस्टम

समान तारीख सीमा के लिए एक बिक्री रिपोर्ट निर्यात करें। भुगतान विधि शामिल करें ताकि आप केवल क्रेडिट कार्ड लेनदेन के लिए फ़िल्टर कर सकें (नकद और चेक बैंक जमा के साथ अलग से मेल खाएंगे)। ऑर्डर संख्याएं, ग्राहक के नाम यदि कैप्चर किए गए हों, सकल बिक्री राशि और लेनदेन टाइमस्टैम्प शामिल करें।

Excel या Google Sheets में कॉलम मानकीकृत करें

प्रत्येक निर्यात को एक स्प्रेडशीट में खोलें। तीन शीट के साथ एक नई कार्यपुस्तिका बनाएं: Bank, Processor और POS। प्रत्येक स्रोत को इसकी शीट में कॉपी करें, फिर कॉलम हेडर को मानकीकृत करें।

कॉलम का नाम बदलें ताकि शीट के पार मेल खाएं। यदि बैंक स्टेटमेंट में "Description" है और प्रोसेसर में "Customer Name" है, तो दोनों का नाम "Payer" बदलें। यदि बैंक "Amount" दिखाता है और प्रोसेसर "Net Settlement" दिखाता है, तो तय करें कि आप कौन सी राशि को मैच कर रहे हैं - सकल या शुल्क के बाद शुद्ध - और यदि आवश्यक हो तो एक गणना कॉलम बनाएं।

प्रत्येक शीट में एक "Source" कॉलम जोड़ें और इसे "Bank", "Processor" या "POS" से भरें ताकि आप विलय के बाद रिकॉर्ड की पहचान कर सकें।

=TEXT(A2,"YYYY-MM-DD") का उपयोग करके तारीखों को एक सुसंगत प्रारूप में परिवर्तित करें यदि कुछ स्रोत MM/DD/YYYY का उपयोग करते हैं और अन्य DD/MM/YYYY का उपयोग करते हैं। Excel की तारीख पार्सिंग अस्पष्ट प्रारूपों को गलत तरीके से व्याख्या कर सकती है, तो सभी को ISO 8601 में बाध्य करें।

समग्र कुंजी कॉलम बनाएं: =TEXT(B2,"0.00")&"-"&TEXT(C2,"YYYY-MM-DD")&"-"&LEFT(D2,3) जहां B2 राशि है, C2 तारीख है, D2 भुगतानकर्ता नाम है। तीनों शीट नीचे इस सूत्र को कॉपी करें।

VLOOKUP या Power Query के साथ विलय और मैच करें

Reconciliation नामक एक चौथी शीट बनाएं। बैंक रिकॉर्ड को पहले इसमें कॉपी करें क्योंकि बैंक स्टेटमेंट आपका एंकर है - आप यह समझाने का प्रयास कर रहे हैं कि बैंक क्या दिखाता है।

एक "Processor Match" कॉलम जोड़ें। =VLOOKUP(E2,Processor!E:G,2,FALSE) का उपयोग करें जहां E2 आपकी समग्र कुंजी है और Processor!E:G कुंजी कॉलम है और वह कॉलम जिसे आप पुनः प्राप्त करना चाहते हैं (जैसे प्रोसेसर लेनदेन ID)। यदि VLOOKUP #N/A लौटाता है, तो उस बैंक लेनदेन के पास कोई प्रोसेसर मैच नहीं है।

POS शीट के विरुद्ध एक समान VLOOKUP के साथ एक "POS Match" कॉलम जोड़ें।

बैंकों के लिए जो एकाधिक क्रेडिट कार्ड लेनदेन को एक लाइन आइटम में बैच करते हैं, आप एक बैंक रिकॉर्ड $3,200 के साथ और एक दर्जन प्रोसेसर रिकॉर्ड देखेंगे जो $3,200 तक योग करते हैं। उस स्थिति में, प्रोसेसर शीट को प्रासंगिक तारीख सीमा के लिए फ़िल्टर करें, शुद्ध राशि को योग करें, और मैन्युअल रूप से सत्यापित करें कि कुल बैंक लाइन से मेल खाता है। उस बैच जमा को अपनी कार्यपुस्तिका के एक अलग Batch Reconciliation खंड में रिकॉर्ड करें।

Power Query in Excel यदि आप इसके साथ सहज हैं तो यह अधिक सुंदरता से संभालता है। सभी तीन स्रोतों को क्वेरी के रूप में आयात करें, समग्र कुंजी पर विलय करें, और मिलान कॉलम को विस्तारित करें। अमिलित पंक्तियां जॉइन किए गए कॉलम में शून्य मान के साथ दिखाई देती हैं, अपवाद को देखना आसान बनाते हैं।

सामान्य मिलान विफलताओं को संभालें

साफ डेटा के साथ भी, कुछ लेनदेन स्वचालित रूप से मेल नहीं खाएंगे। यहां सामान्य अपराधी और सुधार हैं।

समय की बेमेली

प्रोसेसर 15 मार्च दिखाता है, बैंक 17 मार्च दिखाता है। अपनी मैच विंडो को चौड़ा करें: समग्र कुंजी में, तारीख को छोड़ दें और केवल राशि और भुगतानकर्ता नाम पर मैच करें, फिर मैन्युअल रूप से सत्यापित करें कि तारीखें दो या तीन दिन के भीतर हैं। या 15, 16 और 17 मार्च के लिए कुंजी बनाएं और तीन VLOOKUP करें।

शुल्क और राउंडिंग

ग्राहक ने $100 का भुगतान किया, प्रोसेसर ने $3.20 शुल्क लिया, बैंक ने $96.80 जमा किया। आपका POS $100 दिखाता है, आपका बैंक $96.80 दिखाता है, और वे मेल नहीं खाते। POS शीट में एक "Net Amount" कॉलम बनाएं जो विशिष्ट प्रोसेसर शुल्क को घटाता है, फिर शुद्ध पर मैच करें। या POS और प्रोसेसर के बीच सकल राशि पर मैच करें, फिर प्रोसेसर नेट को बैंक से मैच करें।

नाम और विवरण

बैंक कहता है "Smith, John" लेकिन POS कहता है "John Smith"। समग्र कुंजी टूटती है। नाम मानकीकृत करें: पहला और अंतिम विभाजित करें, वर्णमाला क्रम करें, और पुनः जॉइन करें। या केवल राशि और तारीख पर मैच करें, फिर मैन्युअल रूप से सत्यापित करें कि नाम पर्याप्त है।

संदर्भ संख्याएं याद हैं

जब कोई संदर्भ संख्या प्रचार नहीं करती है और आपके पास एक ही दिन को अलग-अलग ग्राहकों से कई $100 भुगतान हैं, तो मिलान अस्पष्ट हो जाता है। उन मामलों के लिए मैन्युअल सत्यापन का सहारा लें, लेकिन उपयोग किए गए मानदंड को दस्तावेज़ करें ताकि अगले महीने की सामंजस्य तेजी से हो। ग्राहकों को भविष्य के लिए भुगतान मेमो में ऑर्डर संख्याएं प्रदान करने के लिए कहने पर विचार करें।

स्क्रिप्ट या सामंजस्य सॉफ्टवेयर के साथ स्वचालित करें

यदि आप हर महीने समान स्रोतों को सामंजस्य करते हैं, तो इन चरणों को मैन्युअल रूप से दोहराना समय लेने वाला है। Excel मैक्रो या Python स्क्रिप्ट आयात, कुंजी जनरेशन और VLOOKUP प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं।

एक सरल Python स्क्रिप्ट pandas का उपयोग करके तीन CSVs को पढ़ता है, कॉलम को मानकीकृत करता है, कुंजी बनाता है, कुंजी पर विलय करता है, और मिलान और अमिलित रिकॉर्ड को ध्वजित करके एक आउटपुट CSV लिखता है। यदि आप एक प्रोग्रामर नहीं हैं, तो एक फ्रीलांसर को कुछ घंटों के लिए इसे बनाने के लिए किराए पर लें - स्क्रिप्ट पहले महीने में खुद को भुगतान करता है।

आयात चरण के लिए विशेष रूप से - बैंक स्टेटमेंट को OCR त्रुटि या मैन्युअल पुनः टाइपिंग के बिना CSV में प्राप्त करना - BankStmtConverter PDF स्टेटमेंट (स्कैन किए गए या फोटो खिंचे गए सहित) को Excel या CSV में परिवर्तित करता है, जिसमें सत्यापित शेष राशि और QBO और OFX जैसे लेखांकन-तैयार प्रारूप QuickBooks या Xero में सीधे आयात के लिए। यह किसी भी बैंक लेआउट को बिना प्रति-बैंक टेम्पलेट के संभालता है, और एक बार में कई स्टेटमेंट को बैच-परिवर्तित करता है। एक डेस्कटॉप संस्करण स्टेटमेंट को स्थानीय रूप से संसाधित करता है ताकि यदि अपलोड एक चिंता हो तो वे आपकी मशीन से कभी न छोड़ें।

अपनी विकल्पों का मूल्यांकन करने के लिए एक तुलना तालिका का उपयोग करें

विभिन्न मिलान कार्यप्रवाह विभिन्न व्यवसायों के आकार और तकनीकी आराम स्तर के लिए उपयुक्त हैं। यहां सामान्य दृष्टिकोण की एक साथ-साथ तुलना है।

एक दोहराए जा सकने वाली मासिक प्रक्रिया बनाएं

एक बार जब आपकी मिलान विधि काम करती है, तो इसे एक चेकलिस्ट के रूप में दस्तावेज़ करें ताकि आप या एक टीम का सदस्य हर महीने प्रत्येक चरण को पुनः-आविष्कार किए बिना दोहरा सके।

1. तारीख सीमा के लिए बैंक स्टेटमेंट निर्यात करें (PDF या CSV)। यदि PDF, कुल का सत्यापन करने वाले एक टूल का उपयोग करके Excel में परिवर्तित करें।
2. समान सीमा के लिए क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर निपटान रिपोर्ट डाउनलोड करें (जमा तारीख द्वारा)।
3. समान सीमा के लिए POS बिक्री रिपोर्ट निर्यात करें (लेनदेन तारीख द्वारा)।
4. सामंजस्य कार्यपुस्तिका टेम्पलेट खोलें, तीन स्रोत शीट में डेटा पेस्ट करें।
5. समग्र कुंजी सूत्र चलाएं ताकि सभी शीट में कुंजी कॉलम भरें।
6. VLOOKUP चलाएं या मेल कॉलम भरने के लिए Power Query विलय को ताज़ा करें।
7. अमिलित रिकॉर्ड के लिए फ़िल्टर करें (जहां VLOOKUP #N/A लौटाया)।
8. अमिलित रिकॉर्ड की मैन्युअल रूप से जांच करें: समय की बेमेली, नाम भिन्नता, या शुल्क समायोजन के लिए जांच करें।
9. कारण के साथ एक नोट कॉलम में कोई भी मैन्युअल मैच दस्तावेज़ करें।
10. मिलित और अमिलित कुल को योग करें; सत्यापित करें कि वे बैंक स्टेटमेंट क्लोजिंग शेष के बराबर हैं।

हर महीने एक ही दिन पर इस प्रक्रिया को चलाएं (उदाहरण के लिए, पूर्व महीने सामंजस्य के लिए 5वां)। संगति त्रुटियों को कम करती है और विसंगतियों को देखना आसान बनाती है।

जब मैन्युअल मिलान अभी भी सही कॉल है

बहुत कम लेनदेन मात्रा के लिए - प्रति सप्ताह पाँच क्रेडिट कार्ड भुगतान कहें - स्वचालित मिलान सेट अप करना अत्यधिक है। तीन स्रोत को एक साथ खोलें, तारीख और राशि द्वारा क्रमबद्ध करें, और दस मिनट में उन्हें दृश्यात्मक रूप से मैच करें।

मैन्युअल मिलान भी काम करता है जब आपके डेटा स्रोत बार-बार बदलते हैं (प्रोसेसर स्विच करना, नई POS टर्मिनल जोड़ना) और हर बार स्वचालन को पुनः बनाना हर बार इससे अधिक परेशानी है। उस मामले में, समग्र कुंजी सूत्र के साथ एक सरल टेम्पलेट रखें जो अनुकूल करने के लिए तैयार हो।

लेकिन एक बार जब आप 50 लेनदेन प्रति महीने को पार करते हैं या एक दूसरा बैंक खाता जोड़ते हैं, तो मैन्युअल मिलान पर व्यय किया गया समय एक पुनः प्रयोग योग्य प्रक्रिया बनाने के समय को अधिक करता है। एक अच्छा टेम्पलेट बनाने का एक घंटा प्रति महीने में पाँच घंटे बचाता है।

अमिलित लेनदेन के साथ क्या करें

मिलान के बाद, आपके पास बचे हुए होंगे: बैंक जमा बिना प्रोसेसर या POS रिकॉर्ड, या POS बिक्री बिना बैंक जमा। ये या तो समय की बेमेली हैं (लेनदेन अभी तक निपटा नहीं गया), शुल्क या समायोजन (प्रोसेसर ने एक मासिक शुल्क लिया जिसके पास POS रिकॉर्ड नहीं है), या डेटा निर्यात त्रुटियां (लेनदेन आपकी तारीख सीमा फ़िल्टर से बाहर गिर गया)।

समय की बेमेली के लिए, तारीख सीमा को कुछ दिन चौड़ा करें और मैच को फिर से चलाएं। क्रेडिट कार्ड निपटान दो से तीन व्यावसायिक दिन तक का समय ले सकते हैं।

शुल्क के लिए, "Processor Monthly Fee" के लिए एक स्थायी POS प्रविष्टि बनाएं और हर महीने इसे मैन्युअल रूप से मैच करें। यदि आपका POS रिटर्न दर्ज नहीं करता है तो धनवापसी या चार्जबैक के लिए भी यही है।

डेटा त्रुटियों के लिए, स्रोत सिस्टम में वापस जाएं और लेनदेन के अस्तित्व को सत्यापित करें। यदि आवश्यक हो तो व्यापक तारीख सीमा के साथ फिर से निर्यात करें। यदि एक लेनदेन वास्तव में स्रोत सिस्टम से गायब हो गया, तो यह एक लाल झंडा है - विक्रेता समर्थन से संपर्क करें।

कारण कोड (Timing, Fee, Error) और समाधान तारीख के साथ सभी अमिलित आइटम दस्तावेज़ करें। यदि एक आइटम एक से अधिक सामंजस्य चक्र के लिए अमिलित रहता है, तो इसे बढ़ाएं।

इसे सभी को अपने जनरल लेजर में वापस जोड़ें

लेनदेन मिलान केवल आधा सामंजस्य है। एक बार जब आप जानते हैं कि $3,200 बैंक में 47 बिक्री POS में $180 प्रोसेसर शुल्क को घटा है, तो आपको सत्यापित करना होगा कि जनरल लेजर समान राशि को प्रतिबिंबित करता है।

क्रेडिट कार्ड क्लीयरिंग खाते और बैंक खाते के लिए आपकी GL प्रविष्टि निर्यात करें। GL डेबिट और क्रेडिट के लिए GL को तुलना करें। यदि POS ने $3,200 बिक्री दर्ज की है लेकिन GL $3,000 दिखाता है, तो आपके पास एक पोस्टिंग त्रुटि है जिसे जांचना होगा।

कई लेखांकन प्रणाली OFX या CSV फीड के माध्यम से सीधे बैंक डेटा आयात करती हैं। यदि आप QuickBooks या Xero का उपयोग करते हैं, तो अपने मिलित बैंक डेटा को QBO या OFX प्रारूप में परिवर्तित करें और इसे सिस्टम में आयात करें, फिर Excel में बजाय सिस्टम में लेनदेन मैच करें। BankStmtConverter सीधे इन प्रारूपों में निर्यात करता है, जो CSV पुनः-आयात चरण को समाप्त करता है।

स्थगित राजस्व या प्रीपेमेंट के लिए, स्रोत भर में मिलान यहां तक कि अधिक महत्वपूर्ण है क्योंकि आपको जानना होगा कि कौन सा विशिष्ट ग्राहक ऑर्डर प्रत्येक भुगतान केवल एक ही नहीं है कि राशि संतुलन है। अपने मिलित डेटा से POS ऑर्डर संख्या या ग्राहक नाम का उपयोग सही राजस्व मान्यता कार्यक्रम के लिए भुगतान आवंटित करने के लिए करें।

भविष्य की मिलान समस्याओं को स्रोत पर रोकें

सर्वश्रेष्ठ सामंजस्य वह है जिसे जांच के काम की आवश्यकता नहीं है। अपनी टीम के साथ काम करें ताकि डेटा कैप्चर को अपस्ट्रीम में बेहतर बनाया जा सके।

जो व्यक्ति क्रेडिट कार्ड ऑर्डर संसाधित करता है, उससे POS ऑर्डर संख्या को क्रेडिट कार्ड टर्मिनल मेमो फील्ड में शामिल करने के लिए कहें। कई टर्मिनल एक संदर्भ लाइन जोड़ने देते हैं जो प्रोसेसर निर्यात में प्रचार करता है और कभी-कभी बैंक स्टेटमेंट में भी।

यदि आप ऑनलाइन इनवॉयसिंग का उपयोग करते हैं, तो भुगतान अनुरोध में चालान संख्या शामिल करें। Stripe और Square दोनों कस्टम मेटाडेटा फील्ड की अनुमति देते हैं जो लेनदेन के साथ यात्रा करती हैं।

फोन या मेल ऑर्डर के लिए, अपनी टीम को प्रशिक्षित करें ग्राहक के नाम के लिए पूछने के लिए बिल्कुल जैसा यह उनके कार्ड पर दिखाई देता है, और बिल्कुल उसी तरीके से POS में इसे रिकॉर्ड करें। सुसंगत नामकरण मैच विफलता के आधे को समाप्त करता है।

अधिक बार सामंजस्य करें। मासिक सामंजस्य मतलब 30 दिन लेनदेन मैच करने के लिए और अधिक अवसर समय बेमेली के लिए। साप्ताहिक सामंजस्य बैच आकार को काटता है और समस्याओं को अलग करना आसान बनाता है।

लक्ष्य एक ऐसी स्थिति तक पहुंचना है जहां 95% लेनदेन स्वचालित रूप से मैच करते हैं और केवल विचित्र अपवाद को मैन्युअल ध्यान की आवश्यकता है। यह स्थिति साफ निर्यात, मानकीकृत कॉलम और एक अच्छी समग्र कुंजी के साथ प्राप्त करने योग्य है, भले ही महंगे सॉफ्टवेयर के बिना।