बैंक स्टेटमेंट को QuickBooks में कनवर्ट करें

आपको बैंक ट्रांजेक्शन QuickBooks में डालने हैं, लेकिन आपके पास PDF स्टेटमेंट हैं, सीधा फीड नहीं। मैनुअल एंट्री घंटों बर्बाद करती है और गलतियां करती है। बैंक स्टेटमेंट को QuickBooks-कम्पेटिबल फॉर्मेट में कनवर्ट करना समय बचाता है, सटीकता बढ़ाता है, और आपकी किताबें अपडेट रखता है - बिना अकाउंट कनेक्ट किए या बैंक फीड के लिए पेमेंट किए।

यह गाइड आपको PDF बैंक स्टेटमेंट को QuickBooks-कम्पेटिबल फॉर्मेट - QBO, OFX, या CSV - में कनवर्ट करने के व्यावहारिक तरीकों के माध्यम से ले जाती है, साथ ही हर स्टेप पर क्या ध्यान देना है और कब किस तरीका समझदारी भरा है।

QuickBooks बैंक फीड का उपयोग करने की जगह स्टेटमेंट कनवर्ट करें

QuickBooks Online और Desktop दोनों ऑटोमेटिक बैंक फीड देते हैं, लेकिन कई परिस्थितियों में मैनुअल स्टेटमेंट कनवर्जन बेहतर विकल्प है। हो सकता है आपका बैंक सीधा फीड सपोर्ट न करे, खासकर छोटे क्रेडिट यूनियन या अंतरराष्ट्रीय संस्थाओं के साथ। कुछ बिज़नेस को पूरा कंट्रोल चाहिए कि क्या किताबों में जाए। दूसरे अपने रिकॉर्ड फिर से बनाने के लिए या विवाद सुलझाने के लिए पुरानी स्टेटमेंट से काम लेते हैं।

स्टेटमेंट कनवर्जन मासिक फीड खत्म करता है और लाइव बैंक अकाउंट को थर्ड-पार्टी एक्सेस देने के सिक्योरिटी संबंध दूर करता है। जब आप अपनी रफ्तार से स्टेटमेंट प्रोसेस करते हैं, तो आप रोज़ का ट्रिकल नहीं - बल्कि बैचों में सेटल करते हैं।

QuickBooks को क्या चाहिए: QBO, OFX, और CSV फॉर्मेट

QuickBooks तीन फाइल टाइप इंपोर्ट करता है। QBO और OFX फाइलें सरंचित ट्रांजेक्शन डेटा रखती हैं - डेट, डिस्क्रिप्शन, अमाउंट - ऐसे फॉर्मेट में जो QuickBooks अपने आप पढ़ लेता है। ये फॉर्मेट ट्रांजेक्शन ID रखते हैं और डुप्लिकेट इंपोर्ट रोकते हैं। CSV फाइलें प्लेन टेक्स्ट स्प्रेडशीट हैं जो QuickBooks इंपोर्ट के दौरान अपने फील्ड के साथ मैप कर सकता है।

QuickBooks Online तीनों फॉर्मेट स्वीकार करता है Banking > Add Account > Upload transactions से। QuickBooks Desktop QBO और OFX सभालता है File > Utilities > Import > Web Connect files से, और CSV को Banking > Bank Feeds > Import Bank Files से। CSV आपको सबसे ज्यादा लचक देता है इंपोर्ट से पहले डेटा साफ और व्यवस्थित करने के लिए, लेकिन हर स्रोत से पहली बार मैनुअल फील्ड मैपिंग चाहता है।

तरीका 1: फ्री PDF टूल से डेटा निकालें (केवल डिजिटल स्टेटमेंट)

अगर आपकी स्टेटमेंट साफ डिजिटल PDF है - टेक्स्ट जिसे आप सिलेक्ट और कॉपी कर सकते हैं - फ्री टूल ट्रांजेक्शन टेबल निकाल सकते हैं। यह काम करता है जब आपका बैंक इलेक्ट्रॉनिक रूप से स्टेटमेंट बनाता है, न कि जब वह स्कैन या फोटो वाली इमेज हो।

Adobe Acrobat Reader आपको टेबल को Excel में एक्सपोर्ट करने देता है File > Export To > Spreadsheet > Excel Workbook से। Tabula एक फ्री डेस्कटॉप टूल है जो PDF से टेबल निकालने के लिए बना है। PDF को Tabula में खोलें, ट्रांजेक्शन टेबल के चारों ओर एक बॉक्स खींचें, एक्सट्रैक्शन का प्रिव्यू देखें, और CSV को एक्सपोर्ट करें।

दोनों तरीके संघर्ष करते हैं मल्टी-पेज स्टेटमेंट के साथ जहां टेबल हेडर हर पेज पर दोहराया जाता है, हेडर में मर्ज किए गए सेल, या बैंक जहां ट्रांजेक्शन डिस्क्रिप्शन कई लाइन में बंटा हो। आप Excel में समय खर्च करेंगे डुप्लिकेट हेडर हटाने, बंटी हुई पंक्तियां मिलाने, और यकीनी करने में कि डेट और अमाउंट कॉलम सच में कॉलम हैं - मिक्स डेटा नहीं।

एक्सट्रैक्शन के बाद, आपको CSV को QuickBooks के लिए फॉर्मेट करना है। ये चार कॉलम रखें: Date, Description, और या तो अलग Debit/Credit कॉलम या एक सिंगल Amount कॉलम जहां डेबिट नेगेटिव हो। एक्सट्रा हेडर पंक्तियां, सारांश पंक्तियां, और ट्रांजेक्शन टेबल के बाहर का कोई भी टेक्स्ट हटा दें। इंपोर्ट से पहले CSV के रूप में सेव करें।

जब फ्री टूल काफी नहीं हों

फ्री एक्सट्रैक्शन स्कैन की गई स्टेटमेंट, फोटोकॉपी से बने PDF, या फोन से फोटो खींची गई डॉक्यूमेंट पर पूरी तरह विफल हो जाता है। PDF आपको पढ़ने के लिए तैयार दिखती है, लेकिन टूल को केवल एक इमेज दिखता है - कोई सिलेक्टेबल टेक्स्ट नहीं। आप तुरंत पता चल जाएगा जब आप एक ट्रांजेक्शन को हाइलाइट करने की कोशिश करते हैं और कुछ भी नहीं होता।

डिजिटल PDF पर भी, बैंक अक्सर स्टेटमेंट को उन तरीकों से फॉर्मेट करते हैं जो टेबल एक्सट्रैक्शन को तोड़ देते हैं। कुछ ट्रांजेक्शन अमाउंट को डिस्क्रिप्शन कॉलम में डालते हैं, दूसरे गैर-मानक डेट फॉर्मेट उपयोग करते हैं, और कुछ ट्रांजेक्शन टेबल को बड़े पेज डिज़ाइन में एम्बेड करते हैं जो एक्सट्रैक्शन की सीमा को उलझाता है। जब आउटपुट को मैनुअल एंट्री से ज्यादा क्लीनअप टाइम चाहता है, तो आपको अलग तरीका चाहिए।

तरीका 2: सीधे QuickBooks में मैनुअल एंट्री

20 से कम ट्रांजेक्शन वाली छोटी स्टेटमेंट के लिए, उन्हें सीधे QuickBooks में टाइप करना अक्सर कनवर्ट करने से तेज़ होता है। QuickBooks में अपना बैंक अकाउंट रजिस्टर खोलें और हर ट्रांजेक्शन को उसकी डेट, पेई, और अमाउंट के साथ एंटर करें।

यह तरीका अच्छा है जब आपको पूरे महीने की सभी गतिविधि नहीं - बस कुछ खास ट्रांजेक्शन चाहिए, या स्टेटमेंट एक सिंगल-पेज सारांश है जिसे आप स्क्रीन पर रखते हुए टाइप कर सकते हैं। सटीकता पूरी तरह आपके ध्यान पर निर्भर करती है, और स्टेटमेंट की प्रिंटेड टोटल के विरुद्ध कोई ऑटोमेटेड चेक नहीं।

मैनुअल एंट्री मुट्ठी भर ट्रांजेक्शन से परे अव्यावहारिक हो जाता है। एक सामान्य मासिक स्टेटमेंट में 40 से 100 ट्रांजेक्शन होते हैं - घंटों की टाइपिंग और उच्च गलती का जोखिम। आप वह समय खो देते हैं जो असली बुक-कीपिंग विश्लेषण के लिए जा सकता था - डेटा एंट्री नहीं।

तरीका 3: किसी भी स्टेटमेंट के लिए AI-संचालित कनवर्जन

जब आपके पास स्कैन की गई स्टेटमेंट, मल्टी-पेज डॉक्यूमेंट, या अलग-अलग बैंकों से फाइलों के ढेर हों, तो एक AI एक्सट्रैक्शन टूल वह सँभालता है जो फ्री सॉफ्टवेयर नहीं कर सकता। BankStmtConverter डिजिटल और इमेज-बेस्ड दोनों PDF को पढ़ता है, किसी भी बैंक लेआउट से ट्रांजेक्शन निकालता है - कोई टेम्प्लेट नहीं - और QuickBooks-तैयार फॉर्मेट को एक्सपोर्ट करता है - QBO, OFX, या CSV।

अपनी PDF अपलोड करें, और टूल ट्रांजेक्शन की पंक्तियों को पहचानता है, डेट को डिस्क्रिप्शन से अलग करता है अमाउंट से, और मल्टी-लाइन ट्रांजेक्शन को संभालता है जो पेज पर कई पंक्तियों में फैली हो। यह वेलिडेट करता है कि एक्सट्रैक्ट किए गए ट्रांजेक्शन स्टेटमेंट पर प्रिंटेड ओपनिंग और क्लोजिंग बैलेंस तक जुड़ते हैं - एक्सट्रैक्शन गलती पकड़ता है इससे पहले कि आप गलत डेटा QuickBooks में इंपोर्ट करें।

आपको तीन एक्सपोर्ट विकल्प मिलते हैं। QBO फाइल डाउनलोड करें और इसे सीधे QuickBooks में जीरो अतिरिक्त फॉर्मेटिंग के साथ इंपोर्ट करें। QuickBooks Desktop के लिए OFX उपयोग करें। या CSV एक्सपोर्ट करें जब आप पहले Excel में ट्रांजेक्शन की समीक्षा करना चाहते हैं, मेमो फील्ड जोड़ना चाहते हैं, या इंपोर्ट करने से पहले कई स्टेटमेंट मर्ज करना चाहते हैं। टूल स्टेटमेंट को स्थानीय रूप से डेस्कटॉप संस्करण के माध्यम से प्रोसेस करता है, तो स्कैन की गई डॉक्यूमेंट आपकी मशीन नहीं छोड़ती अगर गोपनीयता एक चिंता है।

QuickBooks इंपोर्ट के लिए आपका CSV तैयार करें

चाहे आप कैसे भी डेटा निकालें, QuickBooks को विशेष कॉलम अरेंजमेंट चाहते हैं। आवश्यक फील्ड हैं Date, Description, और Amount। QuickBooks इंपोर्ट के दौरान MM/DD/YYYY और DD/MM/YYYY जैसे डेट फॉर्मेट को अपने आप पहचानता है, लेकिन एक ही फाइल में फॉर्मेट मिलाने से गलती होती है।

Amount कॉलम के लिए, आप एक सिंगल कॉलम उपयोग कर सकते हैं जहां डिपोज़िट पॉज़िटिव हैं और विड्राअल नेगेटिव हैं, या अलग Debit और Credit कॉलम। अधिकांश बैंक स्टेटमेंट अलग कॉलम दिखाते हैं, जो QuickBooks अच्छी तरह सभालता है। जब आपके पास सिंगल अमाउंट कॉलम हो, तो सुनिश्चित करें विड्राअल में माइनस साइन है - नहीं तो QuickBooks उन्हें उल्टा इंपोर्ट करेगा।

Amount सेल से कोई भी कॉमा, डॉलर साइन, या करेंसी सिंबल हटाएं। QuickBooks 1,234.56 को टेक्स्ट के रूप में व्याख्या करता है - नंबर नहीं। उन सेल को Number के रूप में फॉर्मेट करें - दो दशमलव जगहों के साथ - Excel में CSV सेव करने से पहले। सभी सारांश पंक्तियां, हेडर पंक्तियां जो हर पेज पर दोहराई जाती हैं, और ट्रांजेक्शन टेबल के ऊपर या नीचे का कोई भी टेक्स्ट हटा दें।

अपनी साफ फाइल को CSV (Comma delimited) के रूप में Excel से सेव करें। जब आप QuickBooks में इंपोर्ट करते हैं, तो यह आपको अपने कॉलम को इसके फील्ड के साथ मैप करने को कहेगा। अपने Date कॉलम को Date से मैच करें, Description को Description या Memo से, और अपने अमाउंट कॉलम को सही QuickBooks फील्ड से। मैपिंग सेव करें ताकि भविष्य के इंपोर्ट एक ही स्रोत से इसे अपने आप लागू करें।

QuickBooks Online में इंपोर्ट करें

QuickBooks Online खोलें और बाएं मेनू में Banking जाएं। Add Account बटन क्लिक करें, फिर Upload from file सिलेक्ट करें। अपनी CSV, QBO, या OFX फाइल चुनें। QuickBooks फाइल स्कैन करता है और उन ट्रांजेक्शन का प्रिव्यू दिखाता है जो यह इंपोर्ट करेगा।

प्रिव्यू को सावधानीपूर्वक समीक्षा करें। चेक करें कि डेट सही तरह इंपोर्ट हुए, अमाउंट सही कॉलम में हैं, और ट्रांजेक्शन काउंट आपकी स्टेटमेंट से मेल खाता है। अगर आप गलत फॉर्मेट के डेट या टेक्स्ट के रूप में इंपोर्ट किए गए अमाउंट देखते हैं, तो इंपोर्ट को कैंसल करें, सोर्स फाइल को ठीक करें, और फिर से कोशिश करें।

QuickBooks पूछता है कि इन ट्रांजेक्शन को किस अकाउंट में असाइन करें। अपने चार्ट ऑफ अकाउंट से सही बैंक अकाउंट सिलेक्ट करें। इंपोर्ट के बाद, ट्रांजेक्शन आपके Banking पेज पर For Review टैब के अंतर्गत दिखाई देते हैं, जहां आप उन्हें रजिस्टर में जोड़ने से पहले वर्गीकृत और मैच कर सकते हैं। यह दो-स्टेप प्रक्रिया ऐक्सीडेंटल डुप्लिकेट एंट्री रोकती है अगर आपके पास ओवरलैपिंग इंपोर्ट हो।

QuickBooks Desktop में इंपोर्ट करें

QuickBooks Desktop QBO और OFX फाइल सभालता है File > Utilities > Import > Web Connect files के माध्यम से। अपनी फाइल को ब्राउज़ करें और Open क्लिक करें। QuickBooks पूछता है कि किस बैंक अकाउंट रजिस्टर में ट्रांजेक्शन जोड़ें। बैंक अकाउंट सिलेक्ट करें और कन्फर्म करें।

ट्रांजेक्शन Bank Feed Center में दिखाई देते हैं, जहां आप उन्हें समीक्षा, वर्गीकृत कर सकते हैं और अपने रजिस्टर में जोड़ सकते हैं। CSV फाइल के लिए, File > Utilities > Import > IIF Files उपयोग करें अगर आपने CSV को Intuit Interchange Format में कनवर्ट किया है, या Transaction Pro Importer जैसे थर्ड-पार्टी टूल जो CSV फील्ड को QuickBooks Desktop से मैप करते हैं।

Desktop इंपोर्ट ऑटोमेटिकली डुप्लिकेट के लिए चेक नहीं करते - जैसे QuickBooks Online। इंपोर्ट करने से पहले, वेरिफाई करें कि आपके पास उन ट्रांजेक्शन डेट पहले से अपने रजिस्टर में एंटर न हों, नहीं तो आप डुप्लिकेट एंट्री बनाएंगे जिसे मैनुअल क्लीनअप चाहिए।

इंपोर्ट के बाद सेटल करें

इंपोर्ट फिनिश लाइन नहीं है। अपने QuickBooks बैंक रजिस्टर को खोलें और कुल डिपोज़िट और कुल विड्राअल की तुलना करें आपकी स्टेटमेंट पर प्रिंटेड टोटल के विरुद्ध। अगर नंबर मेल खाते हैं, तो आपका एक्सट्रैक्शन और इंपोर्ट सटीक था। अगर वे मेल नहीं खाते, तो आपके पास ट्रांजेक्शन गायब हैं, डुप्लिकेट एंट्री हैं, या अमाउंट गलत तरह इंपोर्ट हुए हैं।

Banking > Reconcile के अंतर्गत QuickBooks सेटलमेंट फीचर उपयोग करें। स्टेटमेंट एंडिंग बैलेंस और डेट एंटर करें। QuickBooks उन बैलेंस के विरुद्ध इंपोर्ट किए गए ट्रांजेक्शन को चेक करता है और विसंगतियों को फ्लैग करता है। यह स्टेप फॉर्मेटिंग गलती को पकड़ता है - जैसे एक विड्राअल जो डिपोज़िट के रूप में इंपोर्ट हुआ क्योंकि साइन गलत था, या एक ट्रांजेक्शन एक्सट्रा डिजिट के साथ क्योंकि कॉमा नंबर के हिस्से के रूप में इंपोर्ट हुआ।

जब आप गलतियां पाते हैं, तो अपने रजिस्टर से गलत ट्रांजेक्शन हटाएं, सोर्स CSV को ठीक करें, और सुधारे गए डेटा को दोबारा इंपोर्ट करें। यही कारण है कि इंपोर्ट से पहले बैलेंस वेलिडेशन समय बचाता है - टूल जो एक्सट्रैक्ट किए गए टोटल को प्रिंटेड स्टेटमेंट बैलेंस के विरुद्ध चेक करते हैं - ये समस्याओं को तुरंत पकड़ते हैं।

बैचों में कई स्टेटमेंट सँभालें

कई बुककीपर को अलग-अलग महीने या कई अकाउंट से स्टेटमेंट के ढेर का सामना करना पड़ता है। हर एक को अलग-अलग कनवर्ट करना काम को गुणा कर देता है। बैच प्रोसेसिंग सभी स्टेटमेंट को एक साथ कनवर्ट करती है और एक सिंगल फाइल या हर स्टेटमेंट के लिए अलग फाइलें आउटपुट करती है।

CSV फाइल को Excel में मर्ज करें सभी ट्रांजेक्शन पंक्तियों को एक शीट में कॉपी करके - सुनिश्चित करें डेट रेंज ओवरलैप न करें। डेट के अनुसार सॉर्ट करें ट्रांजेक्शन को ऑर्डर में रखने के लिए। जब आप कई महीनों को कवर करने वाली एक बड़ी फाइल इंपोर्ट करते हैं, QuickBooks इसे एक ही स्टेटमेंट के जैसे प्रोसेस करता है।

अलग बैंक अकाउंट के लिए, फाइलें अलग रखें ताकि आप हर एक को QuickBooks में सही रजिस्टर में इंपोर्ट कर सकें। बैच प्रोसेस करने वाले टूल आपको कई PDF अपलोड करने देते हैं और हर अकाउंट के लिए एक अलग QBO या CSV डाउनलोड करते हैं - पहले से ही स्टेटमेंट डेट या अकाउंट नंबर से लेबल। एक बड़े बैच प्रोसेस करने से पहले सपोर्टेड बैंक और फॉर्मेट एक्सप्लोर करें यह वेरिफाई करने के लिए कि आपके बैंक कवर हैं।

स्टेटमेंट अपलोड करते समय गोपनीयता और सुरक्षा

बैंक स्टेटमेंट में अकाउंट नंबर, बैलेंस, और ट्रांजेक्शन हिस्ट्री हैं। कई बिज़नेस ओनर इन्हें ऑनलाइन कन्वर्टर में अपलोड करने में झिझकते हैं। जब आप एक वेब-बेस्ड टूल उपयोग करते हैं, तो कन्फर्म करें कि सर्विस प्रोसेसिंग के बाद फाइलें हटा देती है और आपके डेटा पर AI मॉडल को ट्रेन नहीं करती।

एक सेफर अल्टरनेटिव लोकल प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है जो आपके कंप्यूटर पर चलता है। कनवर्जन टूल का डेस्कटॉप संस्करण एक्सट्रैक्शन के दौरान स्टेटमेंट अपने मशीन पर रखता है - कोई अपलोड नहीं चाहिए। यह तरीका बिज़नेस के लिए काम करता है जिनके कड़े डेटा पॉलिसी हैं या जो क्लायंट स्टेटमेंट सँभालने वाले अकाउंटेंट हैं जो थर्ड-पार्टी एक्सपोजर का जोखिम नहीं ले सकते। वन-टाइम डेस्कटॉप लाइसेंस बनाम सबस्क्रिप्शन वेब एक्सेस के लिए प्राइसिंग विकल्प चेक करें।

जब मैनुअल तरीके अभी भी ठीक हों

आपको हमेशा ऑटोमेशन नहीं चाहिए। दस ट्रांजेक्शन वाली सिंगल-पेज स्टेटमेंट पांच मिनट में टाइप हो जाती है - कुछ नहीं खर्च। जब आपका बैंक साफ डिजिटल PDF देता है और आप कभी-कभी ही स्टेटमेंट प्रोसेस करते हैं, तो फ्री एक्सट्रैक्शन टूल प्लस कुछ मिनटों की Excel क्लीनअप आपकी सेवा करते हैं।

ऑटोमेशन समझदारी भरा है जब आप स्कैन की गई स्टेटमेंट, मल्टी-पेज डॉक्यूमेंट, नियमित मासिक प्रोसेसिंग, या पुरानी स्टेटमेंट के बैकलॉग का सामना करते हैं। अगर आप हर स्टेटमेंट पर 15 मिनट से ज्यादा एक्सट्रैक्शन और फॉर्मेटिंग खर्च करते हैं, तो एक विशेष टूल पहले बैच पर अपने लिए खुद की कीमत देता है।

सामान्य इंपोर्ट गलतियां बचाएं

गलत फॉर्मेट के डेट से QuickBooks फाइल को रिजेक्ट करना या डेट को टेक्स्ट के रूप में इंपोर्ट करना हो सकता है। अपनी CSV सेव करने से पहले सभी डेट को एक सिंगल फॉर्मेट में स्टैंडर्डाइज़ करें। करेंसी सिंबल या कॉमा वाले अमाउंट जीरो या टेक्स्ट के रूप में इंपोर्ट होते हैं - तो फॉर्मेटिंग स्ट्रिप करें और प्लेन नंबर उपयोग करें। मिसिंग डिस्क्रिप्शन अपने रजिस्टर में ट्रांजेक्शन को अनिर्धारित छोड़ते हैं - बाद में वर्गीकरण नामुमकिन।

डुप्लिकेट इंपोर्ट तब होते हैं जब आप एक ही स्टेटमेंट दोबारा प्रोसेस करते हैं या ओवरलैपिंग डेट रेंज इंपोर्ट करते हैं। नई फाइलें इंपोर्ट करने से पहले हमेशा अपने रजिस्टर में मौजूदा ट्रांजेक्शन चेक करें। रिवर्स किए गए डेबिट और क्रेडिट तब होते हैं जब आपके अमाउंट कॉलम साइन गलत हों - पहले एक छोटी फाइल से टेस्ट करें, वेरिफाई करें कि एक ज्ञात डिपोज़िट पॉज़िटिव के रूप में इंपोर्ट होता है, फिर पूरी स्टेटमेंट के साथ आगे बढ़ें।

बैलेंस विसंगति एक्सट्रैक्ट किए गए टोटल के बीच और QuickBooks सेटलमेंट गायब पंक्तियों या गलत अमाउंट इंगित करती है। एक्सट्रैक्शन के दौरान यह पकड़ना बाद में घंटों की डिटेक्टिव वर्क को रोकता है। टूल जो एक्सट्रैक्ट किए गए डेटा को प्रिंटेड ओपनिंग और क्लोजिंग बैलेंस के विरुद्ध वेलिडेट करते हैं - ये समस्याओं को तुरंत पकड़ते हैं।

अपने वर्कफ्लो के लिए सही तरीका चुनें

आपकी पसंद स्टेटमेंट वॉल्यूम, टाइप, और कितनी बार आप उन्हें प्रोसेस करते हैं - यह पर निर्भर करता है। फ्री टूल कभी-कभी साफ डिजिटल PDF के लिए काम करते हैं जब आपके पास मैनुअल क्लीनअप के लिए समय हो। मैनुअल एंट्री बहुत छोटी स्टेटमेंट या जब आपको बस कुछ ट्रांजेक्शन चाहिए - समझदारी भरी है। AI-पावर्ड कन्वर्टर किसी भी स्टेटमेंट टाइप सँभालते हैं, स्कैन की गई डॉक्यूमेंट पर घंटे बचाते हैं, और जब आप नियमित रूप से या बैचों में स्टेटमेंट प्रोसेस करते हैं - फॉर्मेट संघर्ष को खत्म करते हैं।

एक बड़े बैच में कमिट करने से पहले अपने तरीके को एक स्टेटमेंट से टेस्ट करें। टेस्ट फाइल को QuickBooks में इंपोर्ट करें, इसे प्रिंटेड टोटल के विरुद्ध सेटल करें, और मापें कि आपने कितना क्लीनअप टाइम खर्च किया। अगर प्रक्रिया सुचारु और सटीक है, तो स्केल अप करें। अगर आपने गलतियों को ठीक करने में कनवर्जन से ज्यादा समय खर्च किया, तो एक अधिक सक्षम टूल ट्राई करें।

बिज़नेस जो मासिक दर्जनों स्टेटमेंट प्रोसेस करते हैं या कई क्लायंट की सेवा करने वाले बुककीपर के लिए, समय बचत जल्दी जुड़ता है। एक तरीका जो प्रति स्टेटमेंट प्रोसेसिंग को 30 मिनट से 3 मिनट तक काटता है - 60 स्टेटमेंट पर 27 घंटे खाली करता है - घंटे जो आप असली अकाउंटिंग वर्क पर खर्च कर सकते हैं डेटा एंट्री की जगह।