आपने शाखा में बैंक स्टेटमेंट की फ़ोटोकॉपी ली क्योंकि वह एकमात्र विकल्प था, या किसी ने आपको साल के अंत के समन्वय के लिए जेरॉक्स की गई कॉपियां भेजीं। अब आपको वह लेनदेन एक्सेल या अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में चाहिए, और 200 पंक्तियों को हाथ से टाइप करना वह नहीं है जिसमें आप अपना दोपहर बिताना चाहते हैं।
फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट को बदलना सबसे कठिन होता है। स्कैन की गई छवि एक PDF के अंदर होती है, इसलिए मानक PDF-से-Excel टूल कुछ नहीं निकालते या कूड़ा निकालते हैं। यह गाइड OCR के तरीकों के बारे में बताती है जो वास्तव में फ़ोटोकॉपी-गुणवत्ता के स्टेटमेंट पर काम करते हैं, प्रत्येक विधि से क्या उम्मीद करनी चाहिए, और सटीक CSV आउटपुट कैसे प्राप्त करें जिसे आप QuickBooks या Xero में आयात कर सकें।
फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट सामान्य रूपांतरण टूल को क्यों तोड़ते हैं
जब आप स्टेटमेंट की फ़ोटोकॉपी करते हैं, तो आप पृष्ठ की एक छवि बनाते हैं। PDF में वह छवि होती है, लेकिन इसके नीचे कोई टेक्स्ट परत नहीं होती। Adobe Export PDF, Tabula, और Excel की Power Query जैसे टूल PDF से टेक्स्ट पढ़ते हैं - वे छवि में टेक्स्ट नहीं देख सकते।
भले ही फ़ोटोकॉपी की गुणवत्ता अच्छी हो, कई OCR-विशिष्ट समस्याएं दिखाई देती हैं:
- कॉलम का गलत संरेखण जहां एक बहु-पंक्ति लेनदेन विवरण राशि को गलत कॉलम में स्थानांतरित करता है
- डेबिट और क्रेडिट कॉलम को स्वैप किया जाना जब OCR तालिका संरचना को अलग नहीं कर सकता
- तारीखें यादृच्छिक संख्याओं के रूप में पढ़ी जाती हैं (08/12/2024 08122024 बन जाता है या सेल के बीच विभाजित हो जाता है)
- चेक नंबर और संदर्भ कोड राशि के साथ विलीन हो जाते हैं
- खराब विपरीतता या टोनर धब्बे जिससे OCR इंजन पूरी पंक्तियों को छोड़ देता है
समन्वय का जोखिम वास्तविक है। यदि 180 में से पाँच लेनदेन चुप हो जाते हैं या गलत कॉलम में आते हैं, तो आपकी किताबें बंद हैं और आप नहीं जानते कि कहां।
विधि 1: Adobe Acrobat OCR और मैनुअल Excel सफाई
Adobe Acrobat Pro में Tools > Enhance Scans के तहत OCR शामिल है। यह PDF में एक टेक्स्ट परत जोड़ता है, जिसे आप बाद में File > Export To > Spreadsheet के माध्यम से Excel में निर्यात कर सकते हैं।
चरण:
- Adobe Acrobat Pro में फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट PDF को खोलें।
- Tools > Enhance Scans > Recognize Text पर जाएं > In This File, अपनी भाषा चुनें, और Recognize Text पर क्लिक करें।
- OCR पूरा होने के बाद, File > Export To > Spreadsheet > Microsoft Excel Workbook पर जाएं।
- निर्यात की गई .xlsx फ़ाइल को खोलें और कॉलम का निरीक्षण करें।
Adobe की OCR स्वच्छ एकल-कॉलम टेक्स्ट पर सटीक है, लेकिन बैंक स्टेटमेंट तालिकाएं इसे भ्रमित करती हैं। आप आमतौर पर सभी टेक्स्ट एक या दो कॉलम में और राशि बिखरी हुई पाते हैं। तारीखें और विवरण एक साथ चलते हैं। 10-पृष्ठ के स्टेटमेंट के लिए 30-60 मिनट मैनुअल कॉलम विभाजन और सफाई की अपेक्षा करें।
जब यह काम करता है: बहुत स्वच्छ फ़ोटोकॉपी और सरल लेआउट वाले एकल-पृष्ठ स्टेटमेंट। यदि आप त्रैमासिक रूप से यह केवल एक बार करते हैं, तो सफाई का समय स्वीकार्य हो सकता है।
जब यह विफल होता है: बहु-पृष्ठ स्टेटमेंट, खराब फ़ोटोकॉपी विपरीतता, या बहु-पंक्ति विवरण वाली कुछ भी। आप डेटा सफाई में उससे ज्यादा समय बिताएंगे जितना आप इसे खुद से टाइप करने में बिताते।
विधि 2: Google Drive OCR और Google Sheets निर्यात
Google Drive स्वचालित रूप से OCR करता है जब आप Google Docs में कोई छवि या स्कैन की गई PDF को खोलते हैं।
- Google Drive में फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट PDF को अपलोड करें।
- फ़ाइल पर दायां क्लिक करें और Open With > Google Docs चुनें।
- Google Docs एक नया दस्तावेज़ खोलता है जिसमें OCR'd टेक्स्ट एम्बेडेड छवियों के नीचे होता है।
- टेक्स्ट को कॉपी करें और Google Sheets में पेस्ट करें, फिर CSV के रूप में निर्यात करें।
Google की OCR टेक्स्ट को अच्छी तरह से पढ़ता है लेकिन तालिका संरचना को बिल्कुल भी संरक्षित नहीं करता। सब कुछ सादे पैराग्राफ के रूप में आता है। आपको कोई कॉलम अलगाव के साथ तारीखें, विवरण और राशि की एक दीवार मिलती है। इसे उपयोगी CSV कॉलम में विभाजित करने के लिए जटिल सूत्र या मैनुअल काम की आवश्यकता होती है।
यह दृष्टिकोण मुफ़्त है और डेस्कटॉप सॉफ़्टवेयर के बिना काम करता है, लेकिन समय लागत अधिक है। 10-पृष्ठ के स्टेटमेंट के लिए डेटा को प्रयोग करने योग्य कॉलम में सॉर्ट करने के लिए 45-90 मिनट की बजट रखें।
विधि 3: Microsoft Power Automate Desktop With OCR Bots
Power Automate Desktop (Windows 11 का हिस्सा और Windows 10 के लिए एक मुफ़्त डाउनलोड के रूप में उपलब्ध) में OCR क्रियाएं शामिल हैं जो छवियों और PDF से टेक्स्ट निकाल सकती हैं, फिर परिणाम को Excel में लिख सकती हैं।
आप एक प्रवाह बनाते हैं जो प्रत्येक PDF पृष्ठ को खोलता है, OCR चलाता है, और नियमित अभिव्यक्तियों या टेक्स्ट स्थिति नियमों के साथ परिणामों को पार्स करता है। इसके लिए प्रत्येक बैंक के लेआउट को स्क्रिप्ट करने की आवश्यकता होती है - आप नक्शा करते हैं कि तारीख वाला कॉलम कहां शुरू होता है, राशि कहां दिखाई देती है, और बहु-पंक्ति विवरण को कैसे विभाजित करें।
जब यह समझ आता है: आप हर महीने एक ही बैंक के स्टेटमेंट को प्रोसेस करते हैं और प्रवाह को तैयार करने और परीक्षण करने में कुछ घंटे निवेश कर सकते हैं। एक बार कॉन्फ़िगर होने के बाद, यह कुछ मिनटों में चलता है।
पकड़ना: प्रत्येक बैंक लेआउट को एक अलग प्रवाह की आवश्यकता होती है। यदि आप पाँच बैंकों से स्टेटमेंट के साथ काम करते हैं, तो आप पाँच स्क्रिप्ट को बनाए रखते हैं। कोई भी प्रारूप परिवर्तन (बैंक अपने स्टेटमेंट को फिर से डिजाइन करता है) आपके प्रवाह को तोड़ देता है जब तक कि आप स्थिति नियमों को अपडेट न करें।
छोटे व्यावसायिक मालिकों के लिए जो मासिक रूप से एक बैंक को प्रोसेस करते हैं, यह काम कर सकता है। विभिन्न क्लाइंट बैंकों को संभालने वाले बुककीपर के लिए, रखरखाव ओवरहेड टिकाऊ नहीं है।
विधि 4: लेआउट समझ वाला AI-संचालित कनवर्टर
आधुनिक OCR टूल जो तालिका निष्कर्षण के लिए मशीन लर्निंग का उपयोग करते हैं, फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट को बहुत बेहतर तरीके से संभालते हैं क्योंकि वे अकेले पाठ स्थिति पर निर्भर करने के बजाय कॉलम संरचना का अनुमान लगाते हैं।
BankStmtConverter इसके लिए विशेष रूप से बनाया गया है: आप फ़ोटोकॉपी किए गए PDF को अपलोड करते हैं, और यह तालिका-जागरूक AI के साथ OCR का उपयोग करके लेनदेन को तारीख, विवरण, डेबिट, क्रेडिट और शेष के लिए अलग कॉलम के साथ संरचित पंक्तियों में निकालता है। यह टेम्पलेट के बिना किसी भी बैंक के प्रारूप पर काम करता है।
यह सामान्य फ़ोटोकॉपी समस्याओं को कैसे संभालता है:
- बहु-पंक्ति विवरण विवरण कॉलम में रहते हैं बजाय राशि को एक पंक्ति नीचे धकेलने के
- डेबिट और क्रेडिट कॉलम संदर्भ द्वारा पहचाने जाते हैं (शेष के सापेक्ष स्थिति, "निकासी" या "जमा" जैसे कीवर्ड) केवल लेआउट नहीं
- यह सत्यापित करता है कि निकाले गए लेनदेन मुद्रित बंद शेष तक जोड़ते हैं, इसलिए आप तुरंत जानते हैं कि क्या डेटा गायब है या गलत है
- आप CSV, Excel, QBO, या OFX आउटपुट प्राप्त करते हैं जो QuickBooks, Xero, या आपके GL में आयात के लिए तैयार है
प्रक्रिया 10-पृष्ठ के स्टेटमेंट के लिए लगभग 30 सेकंड में ले जाती है। आप CSV डाउनलोड करते हैं, इसे Excel में खोलते हैं कुछ पंक्तियों को मूल के विरुद्ध स्पॉट-चेक करने के लिए, फिर आयात करते हैं।
गोपनीयता-संवेदनशील वर्तमान के लिए, डेस्कटॉप संस्करण स्थानीय रूप से स्टेटमेंट को प्रोसेस करता है - फ़ाइलें आपके कंप्यूटर से कभी नहीं जाती हैं। यह तब महत्वपूर्ण होता है जब आप क्लाइंट स्टेटमेंट या विश्वास खातों को संभालते हैं।
जब यह सही टूल है: आप नियमित रूप से कई बैंकों से फ़ोटोकॉपी या स्कैन किए गए स्टेटमेंट को प्रोसेस करते हैं, आपको समन्वय के लिए सटीकता की आवश्यकता होती है, और आप अपने समय को मूल्य देते हैं। पहले कुछ स्टेटमेंट मुफ़्त हैं, इसलिए आप प्रतिबद्ध होने से पहले अपनी सबसे खराब फ़ोटोकॉपी पर इसे परीक्षण कर सकते हैं।
फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट के लिए OCR दृष्टिकोणों की तुलना
| विधि | सेटअप समय | प्रति-स्टेटमेंट समय | फ़ोटोकॉपी पर सटीकता | बहु-बैंक समर्थन | शेष सत्यापन |
|---|---|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat OCR | कोई नहीं (यदि आपके पास Pro है) | 30-60 मिनट सफाई | मध्यम; कॉलम मिश्रण सामान्य | हाँ, हर बार मैनुअल काम | नहीं |
| Google Drive OCR | कोई नहीं | 45-90 मिनट सफाई | कमजोर संरचना; केवल टेक्स्ट आउटपुट | हाँ, हर बार मैनुअल काम | नहीं |
| Power Automate Desktop | प्रति बैंक लेआउट 2-4 घंटे | एक बार कॉन्फ़िगर करने के बाद 5-10 मिनट | अच्छा यदि स्क्रिप्ट अच्छी तरह से ट्यून की गई है | प्रति बैंक अलग स्क्रिप्ट | कस्टम स्क्रिप्टिंग की आवश्यकता है |
| BankStmtConverter | कोई नहीं | ~30 सेकंड + तेज़ समीक्षा | उच्च; बहु-पंक्ति और कमजोर स्कैन को संभालता है | हाँ, कोई टेम्पलेट की आवश्यकता नहीं | हाँ, मुद्रित कुल के विरुद्ध स्वचालित जांच |
यह जांचें कि आपका परिवर्तित डेटा सही है
OCR की गलतियां चुप हैं। एक गायब लेनदेन या एक स्वैप किया गया डेबिट/क्रेडिट एक त्रुटि नहीं फेंकेगा - आप बस बाद में गलत शेष तक समन्वय करेंगे और घंटों विसंगति की शिकार करेंगे।
परिवर्तन के बाद, अपने अकाउंटिंग सिस्टम में आयात करने से पहले ये जांचें करें:
- CSV को Excel में खोलें और अंतिम लेनदेन तक स्क्रॉल करें। अपने निकाले गए डेटा में अंतिम शेष की तुलना स्टेटमेंट पर मुद्रित बंद शेष के विरुद्ध करें। उन्हें बिल्कुल मेल करना चाहिए।
- स्टेटमेंट के बीच में पाँच यादृच्छिक लेनदेन को CSV के विरुद्ध स्पॉट-चेक करें - तारीख, विवरण, और राशि कॉलम सही हैं यह सत्यापित करें।
- अपने डेबिट और क्रेडिट कॉलम को कुल करने के लिए
=SUM()का उपयोग करें। खुली शेष + क्रेडिट - डेबिट की गणना करें। परिणाम को मुद्रित बंद शेष के बराबर होना चाहिए। - स्पष्ट त्रुटियों के लिए देखें जैसे राशि कॉलम में तारीखें, जहां नहीं होनी चाहिए नकारात्मक संख्याएं, या विवरण मध्य-शब्द में कटे हुए।
यदि आपका OCR टूल कुल को स्वचालित रूप से सत्यापित करने का कोई तरीका प्रदान नहीं करता है, तो इस जांच को अपने वर्तमान में एक मैनुअल चरण के रूप में बनाएं। पांच मिनट यहां महीने के अंत के समापन से पहले घंटों के समन्वय दर्द को रोकता है जब आप समय सीमा के तहत होते हैं।
OCR से पहले खराब-गुणवत्ता वाली फ़ोटोकॉपी को संभालना
कभी-कभी फ़ोटोकॉपी की गुणवत्ता इतनी खराब होती है कि अच्छे OCR में भी संघर्ष होगा। यदि आपके पास स्कैनिंग प्रक्रिया पर नियंत्रण है, तो ये चरण परिणामों में सुधार करते हैं:
- यदि आप कई पृष्ठों की प्रतिलिपि बना रहे हैं तो आधुनिक कॉपियर पर सपाट कांच के बजाय दस्तावेज़ फीडर का उपयोग करें। फीडर अधिक सुसंगत विपरीतता का उत्पादन करते हैं।
- कॉपियर को काला-और-सफेद पर सेट करें, रंग या ग्रेस्केल नहीं। रंग बैंक स्टेटमेंट के लिए कोई मूल्य नहीं जोड़ता और फ़ाइल का आकार बढ़ाता है।
- यदि आपका कॉपियर "पाठ" या "दस्तावेज़" प्रीसेट प्रदान करता है तो उसे चुनें; "फ़ोटो" मोड से बचें जो निरंतर टोन के लिए, तेज पाठ के लिए नहीं अनुकूल है।
- यदि आपको PDF के रूप में एक खराब-गुणवत्ता वाली फ़ोटोकॉपी प्राप्त हुई है, तो इसे एक अच्छे लेजर प्रिंटर पर प्रिंट करें और 300 dpi पर पुनः स्कैन करें। हाँ, यह एक प्रति की प्रति है, लेकिन एक स्वच्छ उच्च-विपरीतता स्कैन अक्सर एक कीचड़ मूल की तुलना में बेहतर OCRs।
आपके द्वारा प्राप्त स्कैन के लिए, Adobe Scan (मोबाइल ऐप) या Acrobat में "Enhance Scans" फीचर जैसे मुफ़्त टूल OCR से पहले विपरीतता बढ़ा सकते हैं और तिरछे पृष्ठों को सीधा कर सकते हैं, हालांकि परिणाम भिन्न होते हैं।
CSV प्रारूप और अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर आयात
एक बार जब आपके पास एक स्वच्छ CSV हो, तो आयात प्रक्रिया आपके अकाउंटिंग सिस्टम पर निर्भर करती है:
QuickBooks Desktop: File > Utilities > Import > Excel Files. अपने CSV कॉलम (तारीख, विवरण, राशि) को QuickBooks फील्ड में मैप करें। यदि आपके CSV में अलग डेबिट/क्रेडिट कॉलम हैं, तो आपको पहले Excel में उन्हें एक हस्ताक्षरित राशि कॉलम में जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है (डेबिट नकारात्मक, क्रेडिट सकारात्मक)।
QuickBooks Online: Banking > Upload transactions. QBO को तारीख, विवरण, और राशि कॉलम के साथ CSV की अपेक्षा है। गहरे आयात के लिए IIF प्रारूप का उपयोग करें या अपने रूपांतरण टूल से QBO फ़ाइलों का अनुरोध करें।
Xero: Accounts > Bank Accounts > Manage Account > Import a Statement. Xero का CSV आयातक लचीला है और एकल-राशि और विभाजित डेबिट/क्रेडिट दोनों प्रारूपों को संभालता है। यदि आपका टूल इसे प्रदान करता है तो Xero बैंक स्टेटमेंट प्रारूप का उपयोग करें।
यदि आपका कनवर्टर सीधे OFX या QBO फ़ाइलें आउटपुट करता है, तो वे आमतौर पर CSV की तुलना में अधिक साफ आयात होते हैं जिनमें कम क्षेत्र-मैपिंग चरण होते हैं।
जब मैनुअल प्रविष्टि वास्तव में तेज़ होती है
यदि आपके पास 15 लेनदेन के साथ एक एकल-पृष्ठ फ़ोटोकॉपी है और आप कभी भी उस बैंक को फिर से नहीं देखेंगे, तो इसे Excel में टाइप करना 10 मिनट ले सकता है। एक OCR वर्तमान का पता लगाना और लंबा हो सकता है।
मैनुअल प्रविष्टि समझ में आती है जब:
- स्टेटमेंट एक पृष्ठ या उससे कम है 20 लेनदेन के साथ
- आपके पास कोई OCR टूल पहले से सेटअप नहीं है और यह एकमात्र कार्य है
- फ़ोटोकॉपी इतनी खराब है (पृष्ठ का आधा काला है, पाठ घुमाया गया है) कि यहां तक कि AI OCR को भी व्यापक सुधार की आवश्यकता होगी
इसके अलावा कुछ भी - बहु-पृष्ठ स्टेटमेंट, मासिक प्रसंस्करण, या साल के अंत के दस्तावेजों का एक बैच - OCR सत्यापन के साथ मैनुअल प्रतिलेखन की तुलना में तेज़ और कम त्रुटि-प्रवण है।
बैंक स्टेटमेंट अपलोड करते समय गोपनीयता विचार
फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट में अभी भी खाता संख्या, शेष, और लेनदेन विवरण होते हैं। कई लोग बैंक स्टेटमेंट को एक ऑनलाइन टूल में अपलोड करने में संकोच करते हैं।
यदि आप एक वेब-आधारित कनवर्टर का उपयोग करते हैं, तो ये बिंदु जांचें:
- क्या सेवा प्रसंस्करण के बाद आपकी फ़ाइलों को हटा देती है? BankStmtConverter रूपांतरण के तुरंत बाद अपलोड हटा देता है और उपयोगकर्ता डेटा पर AI मॉडल को प्रशिक्षित नहीं करता है।
- क्या कनेक्शन HTTPS है? अपने ब्राउजर में पैडलॉक के लिए जांच करें।
- सेवा को कौन संचालित करता है और वह कहां आधारित है? U.S.- या EU-आधारित कंपनियां अपतटीय ऑपरेटरों की तुलना में मजबूत डेटा सुरक्षा नियमों के अधीन हैं।
अधिकतम गोपनीयता के लिए, डेस्कटॉप या ऑन-प्रिमाइस सॉफ़्टवेयर जो स्थानीय रूप से स्टेटमेंट को प्रोसेस करता है सबसे सुरक्षित विकल्प है। BankStmtConverter एक डेस्कटॉप संस्करण प्रदान करता है जो आपके कंप्यूटर पर चलता है कोई अपलोड के साथ - फ़ाइलें आपकी मशीन को कभी नहीं छोड़ती हैं।
कई फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट को बैच प्रसंस्करण करना
यदि आपके पास 12 महीने के फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट या कई खातों से स्टेटमेंट हैं, तो आप उन्हें एक बार में एक के बजाय सभी को एक साथ प्रोसेस करना चाहते हैं।
अधिकांश OCR-सक्षम कनवर्टर बहु-पृष्ठ PDF को स्वीकार करते हैं या आपको एक बैच में कई फ़ाइलें अपलोड करने देते हैं। टूल प्रत्येक स्टेटमेंट को प्रोसेस करता है और आपकी प्राथमिकता के आधार पर एक मर्ज किया गया CSV सभी लेनदेन के साथ, या प्रति स्टेटमेंट अलग फ़ाइलें आउटपुट करता है।
जांचें कि आपका टूल आउटपुट में स्टेटमेंट मेटाडेटा संरक्षित करता है (खाता संख्या, स्टेटमेंट अवधि)। जब आप एक वर्ष के लायक लेनदेन आयात करते हैं, तो आप जानते हैं कि प्रत्येक पंक्ति किस स्टेटमेंट से आई है ऑडिट ट्रेल के लिए।
बैच प्रसंस्करण घंटों बचाता है जब एक वर्ष को बंद करना या ऐतिहासिक स्टेटमेंट के साथ एक नए क्लाइंट को शामिल करना। आप फ़ोल्डर अपलोड करते हैं, मिश्रित CSV में स्पष्ट त्रुटियों की समीक्षा करते हैं, और संपूर्ण वर्ष को एक पास में आयात करते हैं।
फ़ोटोकॉपी में बहु-पंक्ति विवरणों से निपटना
बैंक स्टेटमेंट अक्सर लंबे व्यापारी के नामों या लेनदेन विवरणों को दो पंक्तियों में लपेटते हैं। एक डिजिटल PDF पर यह परेशानी वाला है; एक फ़ोटोकॉपी पर यह OCR के लिए एक आपदा है।
मूल OCR इंजन बाएं से दाएं, ऊपर से नीचे पढ़ते हैं। वे विवरण की पहली पंक्ति को देखते हैं, फिर दूसरी पंक्ति को पूरी तरह से नई पंक्ति के रूप में देखते हैं, राशि को नीचे धकेलते हैं और नीचे सब कुछ गलत संरेखित करते हैं।
तालिका-जागरूक OCR (आधुनिक AI निष्कर्षण टूल में उपयोग की जाने वाली तरह) समझता है कि तालिका सेल में पाठ कई पंक्तियों में फैल सकता है। यह पंक्तियों को एक साथ समूहित करता है और राशि को सही कॉलम में रखता है।
यदि आप एक उपकरण के साथ फंस गए हैं जो इसे संभालता नहीं है, तो आप इसे Excel में मैनुअल रूप से ठीक कर सकते हैं: तारीख द्वारा सॉर्ट करें, विवरण के साथ पंक्तियों के लिए देखें लेकिन कोई राशि नहीं, और उन सेल को ऊपर की पंक्ति के साथ जोड़ें। थकाऊ, लेकिन यह छोटे स्टेटमेंट के लिए काम करता है।
आयात करने से पहले अंतिम जांच
आपने फ़ोटोकॉपी किए गए स्टेटमेंट को CSV में बदल दिया है और कुछ पंक्तियों को स्पॉट-चेक किया है। इसे अपने अकाउंटिंग सिस्टम में आयात करने से पहले, इस अंतिम सत्यापन को करें:
- CSV को Excel में खोलें और एक खाली कॉलम में एक सूत्र जोड़ें:
=SUM(D:D)-SUM(E:E)(मानते हुए कॉलम D क्रेडिट है और E डेबिट है)। स्टेटमेंट से खुली शेष जोड़ें। परिणाम को मुद्रित बंद शेष से बिल्कुल मेल करना चाहिए। - आपके CSV में पंक्तियों की गणना करें और मूल फ़ोटोकॉपी पर लेनदेन पंक्तियों की गणना करें। उन्हें मेल करना चाहिए (या एक से अलग यदि आपका CSV खुली शेष को एक पंक्ति के रूप में शामिल करता है)।
- आपके CSV में पहली और अंतिम लेनदेन तारीखें स्टेटमेंट के विरुद्ध जांचें। यदि आपका स्टेटमेंट मार्च 1-31 को कवर करता है लेकिन आपका CSV मार्च 3 पर शुरू होता है, तो आप डेटा गायब कर रहे हैं।
ये जांचें दो मिनट लेती हैं और अधिकांश OCR त्रुटियों को पकड़ते हैं आयात से पहले आपकी किताबों को जहर देने के बजाय। यदि संख्याएं मेल खाती हैं, तो आत्मविश्वास के साथ आयात करें। यदि नहीं, तो विसंगति को अब ठीक करें महीने के अंत के समापन से बजाय जब आप समय सीमा के तहत होते हैं।