PDF बैंक स्टेटमेंट को एक्सेल में कनवर्ट करें

आपको बैंक या क्रेडिट कार्ड के लेनदेन को Excel में चाहिए समझौता, बजट बनाने, या त्रैमासिक समीक्षा के लिए, लेकिन डाउनलोड किए गए PDF स्टेटमेंट काम नहीं करते। मैनुअल कॉपी-पेस्ट से घंटों लगते हैं और गलतियां आती हैं। आपके बैंक के नेटिव एक्सपोर्ट विकल्प कुछ महीने काम करते हैं और कुछ महीने नहीं, या पुरानी स्टेटमेंट के लिए बिल्कुल नहीं हैं। यहां दिया गया है कि PDF बैंक स्टेटमेंट को Excel में कैसे विश्वसनीय तरीके से कनवर्ट करें, चाहे आप एक स्टेटमेंट संभाल रहे हों या पचास।

बैंक स्टेटमेंट कनवर्जन को इतना मुश्किल क्यों बनाते हैं

ज्यादातर बैंक PDF स्टेटमेंट को इमेज के रूप में जेनरेट करते हैं या ऐसे लेआउट का उपयोग करते हैं जो लेनदेन डेटा को इस तरह एम्बेड करते हैं कि स्टैंडर्ड PDF रीडर साफ-सुथरे ढंग से निकाल नहीं सकते। जब आप PDF व्यूअर से कॉपी करने की कोशिश करते हैं, तो आपको विवरण के बीच लाइन ब्रेक, गलत कॉलम में तारीखें और राशियां, या लेनदेन जो पूरी तरह पंक्तियों को छोड़ देते हैं।

नेटिव डाउनलोड विकल्प—जब उपलब्ध हो—CSV या OFX फाइलें देता है जो सीधे Excel या QuickBooks में जानी चाहिए। व्यावहारिक रूप से, यह लगभग 70% समय काम करता है। बैंक अपने सिस्टम बदलते हैं, पुरानी स्टेटमेंट डाउनलोड फीचर से पहले की हैं, और कुछ संस्थाओं ने कभी एक्सपोर्ट नहीं दिया। आप एक PDF को घूरते हैं जिसमें वह सभी डेटा है जो आपको चाहिए लेकिन ऐसे फॉर्मेट में जो आप उपयोग नहीं कर सकते।

स्कैन की गई या फोटो की गई स्टेटमेंट निराशा की एक और परत जोड़ते हैं। अगर आपने कागज की स्टेटमेंट स्कैन की है, या आपके बैंक को इमेज-आधारित PDFs भेजते हैं, तो टेक्स्ट बिल्कुल भी चुनने योग्य नहीं है। मैनुअल टाइपिंग एकमात्र स्पष्ट विकल्प बन जाता है, और वहीं कॉपी-पेस्ट का असली सिरदर्द शुरू होता है।

स्टेटमेंट से मैनुअल कॉपी-पेस्ट विफल क्यों होता है

PDF स्टेटमेंट से टेक्स्ट चुनना और Excel में पेस्ट करना सीधा दिखता है जब तक आप कोशिश नहीं करते। लेनदेन विवरण कई पंक्तियों में फैले होते हैं, लेकिन Excel नहीं जानता कि एक लेनदेन कहां खत्म होता है और अगला कहां शुरू होता है। एक ख़रीद तीन पंक्तियों में विभाजित हो जाती है। तारीखें राशि कॉलम में पड़ जाती हैं। डेबिट और क्रेडिट उलट जाते हैं।

इन समस्याओं को मैनुअल तरीके से ठीक करने का मतलब है कि आप डेटा को साफ करने में उतना ही समय खर्च करते हैं जितना आप शुरुआत से टाइप करने में लगाते। 10-पेज स्टेटमेंट के लिए 200 लेनदेन के साथ, आप कॉपी-पेस्ट-क्लीन साइकिल में चार घंटे लगा सकते हैं और फिर भी स्थानांतरित अंक छोड़ सकते हैं जो आपके समझौता को बर्बाद कर देते हैं।

फोन से फोटो की गई स्टेटमेंट भी बदतर हैं। टेक्स्ट चुनने योग्य नहीं है, तो या तो आप हर लाइन को फिर से टाइप करते हैं या PDF को जेनेरिक OCR टूल के माध्यम से चलाते हैं जो 1 को l के रूप में गलत बताता है, दशमलव बिंदु गिरा देता है, और संबंधित पंक्तियों को मर्ज कर देता है। आउटपुट को इतना सुधार की जरूरत है कि आप सवाल करते हैं कि क्या ऑटोमेशन वास्तव में कोई समय बचाता है।

जब नेटिव बैंक डाउनलोड काम करते हैं (और कब नहीं)

अपने बैंक के ऑनलाइन पोर्टल या मोबाइल ऐप में एक्सपोर्ट विकल्प के लिए जांचें। कई संस्थाएं आपको CSV, QFX, या OFX फाइलों को सीधे खाता गतिविधि पेज से डाउनलोड करने देती हैं। ये फाइलें Excel में खुलती हैं या QuickBooks और Xero में कनवर्जन के बिना साफ-सुथरे ढंग से आयात होती हैं।

यह विधि सर्वश्रेष्ठ काम करती है जब:

• आपको वर्तमान या हाल की लेनदेन चाहिए (आमतौर पर पिछले 90 दिन)
• आपके बैंक ने आपके आखिरी डाउनलोड के बाद से अपने पोर्टल को फिर से डिजाइन नहीं किया है
• आप महीने दर महीने एक्सपोर्ट करने के लिए तैयार हैं एक बार में सभी वार्षिक PDF नहीं पकड़ते

नेटिव डाउनलोड विफल होते हैं जब आपको पुरानी स्टेटमेंट चाहिए जो फीचर से पहले की हैं, जब आपका बैंक एक्सपोर्ट को 12 महीने के इतिहास तक सीमित करता है, या जब आप कई बैंकों की स्टेटमेंट को एकीकृत कर रहे हैं जिनके पास असंगत कॉलम फॉर्मेट हैं। अगर आपने बैंक बदल दिया है या खाते बंद किए हैं, तो पोर्टल एक्सेस पूरी तरह गायब हो जाता है, आपको केवल उन PDF स्टेटमेंट के साथ छोड़ देता है जो आपने संग्रहीत किए हैं।

"हिट या मिस" अनुभव इसलिए आता है क्योंकि बैंक बैकएंड सिस्टम बदलते हैं या विशिष्ट ब्राउजर संस्करण और प्लगइन की आवश्यकता करते हैं। एक महीने डाउनलोड बटन काम करता है; अगले महीने यह समय समाप्त होता है या भ्रष्ट फाइल देता है। फ्रीलांसर और छोटे-व्यापार मालिकों के लिए तीन या चार बैंकों से स्टेटमेंट संभालते हुए, प्रत्येक पोर्टल पर भरोसा करना मासिक जुआ बन जाता है।

स्वच्छ डिजिटल PDFs के लिए मुफ्त उपकरण (और उनकी सीमाएं)

अगर आपकी स्टेटमेंट एक स्वच्छ डिजिटल PDF है—टेक्स्ट चुनने योग्य है, कोई स्कैन आर्टिफैक्ट नहीं—आप भुगतान किए गए विकल्पों तक पहुंचने से पहले मुफ्त एक्सट्रैक्शन उपकरणों की कोशिश कर सकते हैं।

Tabula एक ओपन-सोर्स Java एप्लिकेशन है जो PDFs में टेबल का पता लगाता है और उन्हें CSV में एक्सपोर्ट करता है। इसे डाउनलोड करें, अपनी स्टेटमेंट को खींचें, और लेनदेन टेबल के चारों ओर एक बॉक्स खींचें। Tabula एक CSV आउटपुट करता है जो आमतौर पर कॉलम को सही तरीके से संरक्षित करता है। यह सरल स्टेटमेंट के साथ अच्छी तरह काम करता है जिनमें सुसंगत फॉर्मेटिंग है।

Adobe Acrobat की Export PDF सुविधा (भुगतान किए गए Acrobat की आवश्यकता है, केवल Reader नहीं) PDF को Excel या CSV में परिवर्तित कर सकती है। स्टेटमेंट खोलें, File > Export To > Spreadsheet > Microsoft Excel Workbook चुनें। Adobe टेबल संरचना को पहचानने की कोशिश करता है और डेटा को पंक्तियों और कॉलम में विभाजित करता है।

Excel में Power Query (Excel 2016 और बाद के संस्करण में उपलब्ध) आपको PDFs को सीधे आयात करने देता है: Data टैब > Get Data > From File > From PDF। Power Query पता लगाए गए टेबल सूचीबद्ध करता है, आप लेनदेन टेबल चुनते हैं, और यह एक कार्यपत्र में लोड होता है। आप इन चरणों को क्वेरी के रूप में सहेज सकते हैं और समान स्टेटमेंट पर पुनः उपयोग कर सकते हैं।

तीनों उपकरण स्कैन की गई या इमेज-आधारित स्टेटमेंट पर विफल होते हैं क्योंकि वे एम्बेडेड टेक्स्ट पर निर्भर करते हैं। वे भी संघर्ष करते हैं जब:

• बहु-पंक्ति लेनदेन विवरण सही तरीके से समूहीकृत नहीं होते (एक लेनदेन तीन पंक्तियां बन जाती है)
• डेबिट और क्रेडिट कॉलम स्पष्ट रूप से अलग नहीं होते (राशियां यादृच्छिक कॉलम में पड़ जाती हैं)
• हेडर हर पेज पर दोहराए जाते हैं और लेनदेन पंक्तियों में मिश्रित हो जाते हैं
• उप-कुल और मुद्रित बैलेंस लाइनें लेनदेन के रूप में निकाली जाती हैं

आप पंक्ति दर पंक्ति आउटपुट को साफ करने में समय खर्च करेंगे, मर्ज किए गए सेल और विभाजित विवरणों को ठीक करने के लिए। एक या दो स्टेटमेंट के लिए, यह प्रबंधनीय है। सारे साल मासिक स्टेटमेंट के लिए, सफाई का समय तेजी से बढ़ता है।

AI-संचालित कनवर्टर स्कैन और जटिल स्टेटमेंट को कैसे हैंडल करते हैं

जब मुफ्त उपकरण विफल होते हैं—खासकर स्कैन किए गए, फोटो किए गए, या इमेज-भारी PDFs के साथ—AI-आधारित कनवर्टर टेक्स्ट और लेआउट संदर्भ दोनों को पहचानते हैं। केवल PDF से वर्ण निकालने के बजाय, वे समझते हैं कि एक तारीख के बाद एक विवरण के बाद एक राशि एक लेनदेन बनाती है, भले ही वे तत्व कई पंक्तियों में फैले हों।

BankStmtConverter OCR और मशीन लर्निंग का उपयोग करके किसी भी बैंक स्टेटमेंट से लेनदेन निकालता है, जिसमें स्कैन की गई कागज स्टेटमेंट और फोन फोटो शामिल हैं। एक PDF या इमेज अपलोड करें, और टूल लेनदेन पंक्तियों की पहचान करता है, बहु-पंक्ति विवरणों को समूहीकृत करता है, डेबिट को क्रेडिट से अलग करता है, और सत्यापित करता है कि निकाला गया डेटा स्टेटमेंट पर मुद्रित ओपनिंग और क्लोजिंग बैलेंस के खिलाफ समझौता करता है।

यह तब मायने रखता है जब आप निपट रहे हों:

• स्टेटमेंट जो आपने कागज के मूल से स्कैन किए हैं
• PDFs जो आपका बैंक खोजने योग्य टेक्स्ट के बजाय इमेज के रूप में भेजता है
• बहु-पेज स्टेटमेंट जहां लेनदेन अप्रत्याशित रूप से लपेटते हैं
• साल की स्टेटमेंट के बैच कनवर्जन एक बार में

आउटपुट लेखांकन-तैयार CSV, Excel, QBO, या OFX है, सीधे QuickBooks, Xero, या आपकी समझौता स्प्रेडशीट में आयात के लिए फॉर्मेट किया गया। टूल आउटपुट करने से पहले निकाले गए डेबिट और क्रेडिट को सही क्लोजिंग बैलेंस तक जोड़ने की जांच करता है, इसलिए आप महीने के अंत के बंद करने के दौरान विसंगतियों की खोज नहीं कर रहे हैं।

BankStmtConverter प्रोसेसिंग के बाद अपलोड की गई फाइलों को हटा देता है। अगर आप क्लाइंट स्टेटमेंट को हैंडल कर रहे हैं या कुछ भी अपलोड नहीं करना पसंद करते हैं, तो डेस्कटॉप संस्करण स्टेटमेंट को आपकी मशीन पर स्थानीय रूप से प्रोसेस करता है एक-बार की खरीद के साथ—कोई सदस्यता नहीं, कोई क्लाउड अपलोड नहीं।

चरण-दर-चरण: PDF स्टेटमेंट को Excel में कनवर्ट करना

यहां PDF बैंक स्टेटमेंट को कनवर्ट करने के लिए एक व्यावहारिक वर्कफ़्लो है, सबसे तेज विधि के साथ शुरू करते हुए और आवश्यकतानुसार फॉलबैक करते हुए:

1. नेटिव एक्सपोर्ट के लिए जांचें। अपने बैंक के पोर्टल में लॉगिन करें, स्टेटमेंट या लेनदेन सूची खोजें, और Download, Export, या Export to Excel बटन देखें। अगर आपको एक स्वच्छ CSV या QFX फाइल मिलती है, तो आप हो गए।
2. अगर PDF डिजिटल है तो मुफ्त टूल का परीक्षण करें। Adobe Reader में स्टेटमेंट खोलें। अगर आप टेक्स्ट को साफ-सुथरे ढंग से चुन और कॉपी कर सकते हैं, तो Tabula या Power Query का प्रयास करें। आउटपुट को Excel में आयात करें और टूटी हुई पंक्तियों या गलत संरेखित कॉलम के लिए स्कैन करें।
3. स्कैन की गई या जटिल स्टेटमेंट के लिए AI कनवर्टर का उपयोग करें। अगर टेक्स्ट चुनने योग्य नहीं है, या अगर मुफ्त उपकरण अव्यवस्थित आउटपुट देते हैं, तो PDF को BankStmtConverter या समान उपकरण में अपलोड करें। CSV या Excel फाइल डाउनलोड करें और सत्यापित करें कि ओपनिंग और क्लोजिंग बैलेंस मुद्रित स्टेटमेंट कुल से मेल खाते हैं।
4. निकाले गए डेटा को स्पॉट-चेक करें। Excel में कनवर्ट की गई फाइल खोलें। तारीख के अनुसार फिल्टर करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि लेनदेन कालानुक्रमिक क्रम में दिखाई देते हैं। =SUM() फॉर्मुला के साथ डेबिट और क्रेडिट कॉलम को जोड़ें और स्टेटमेंट के मुद्रित कुल के खिलाफ तुलना करें। OCR त्रुटियों के लिए कुछ लेनदेन विवरण की जांच करें (स्कैन की गई स्टेटमेंट के साथ आम)।
5. अपने लेखांकन सिस्टम में आयात करें। अगर आप QuickBooks या Xero का उपयोग कर रहे हैं, तो सीधे QBO या CSV फाइल आयात करें। कॉलम को अपने चार्ट ऑफ एकाउंट्स से मेल करने के लिए मैप करें, और सॉफ्टवेयर को मौजूदा प्रविष्टियों से लेनदेन मेल करने दें। अगर आप Excel में काम कर रहे हैं, तो तारीख कॉलम को =TEXT(A2,"yyyy-mm-dd") के रूप में फॉर्मेट करें यदि आवश्यक हो, और =SUM($C$2:C2) के साथ एक चलती बैलेंस कॉलम जोड़ें संचयी कुल को सत्यापित करने के लिए।

कई स्टेटमेंट के बैच कनवर्जन के लिए, अधिकांश AI उपकरण एक बार में कई PDFs अपलोड करने देते हैं और एक एकीकृत CSV या प्रति स्टेटमेंट एक फाइल देते हैं। यह सप्ताहांत की परियोजना को 10 मिनट के कार्य में बदल देता है।

निकाले गए डेटा को मुद्रित कुल के खिलाफ समझौता करना

कोई भी कनवर्जन उपकरण संख्याओं की पंक्तियां उत्पन्न कर सकता है। सवाल यह है कि क्या वे संख्याएं सही हैं। बैंक स्टेटमेंट ओपनिंग बैलेंस, क्लोजिंग बैलेंस, कुल डेबिट, और प्रत्येक पेज के शीर्ष या नीचे कुल क्रेडिट प्रिंट करते हैं। आपका निकाला गया डेटा इन नियंत्रण कुल से मेल खाना चाहिए, या आप खराब डेटा के खिलाफ समझौता कर रहे हैं।

Excel में, अपनी निकाली गई लेनदेन सूची के नीचे एक फॉर्मुला जोड़ें:

अगर परिणाम मुद्रित क्लोजिंग बैलेंस के बराबर है, तो निष्कर्षण सटीक है। अगर यह एक सेंट से भी कम है, तो आपके पास लापता लेनदेन, OCR त्रुटियां, या गलत वर्गीकृत डेबिट और क्रेडिट हैं।

उपकरण जो स्वचालित रूप से बैलेंस को सत्यापित करते हैं—BankStmtConverter की तरह—इन त्रुटियों को पकड़ते हैं इससे पहले कि आप फाइल डाउनलोड करें। मैनुअल निष्कर्षण विधियां और अधिकांश मुफ्त उपकरण नहीं जांचते, इसलिए आप विसंगति की खोज केवल करते हैं जब आप खराब डेटा को QuickBooks में आयात कर चुके हैं और महीने के अंत का बंद करना शुरू कर चुके हैं।

बहु-बैंक और बहु-महीने की स्टेटमेंट हैंडल करना

फ्रीलांसर और छोटे-व्यापार मालिकों को अक्सर कई महीनों को कवर करने वाले कई बैंकों से स्टेटमेंट कनवर्ट करने की आवश्यकता होती है। तीन पोर्टल में लॉगिंग करना, प्रत्येक महीने को अलग-अलग एक्सपोर्ट करना, और कॉलम फॉर्मेट को मानकीकृत करना हर त्रैमासिक आधे दिन खा जाता है।

बेहतर दृष्टिकोण: सभी स्टेटमेंट PDFs को एक फोल्डर में इकट्ठा करें, उन्हें बैच में कनवर्टर टूल में अपलोड करें जो किसी भी बैंक फॉर्मेट को समर्थन करता है, और मानक तारीख/विवरण/डेबिट/क्रेडिट लेआउट के साथ एक एकीकृत CSV डाउनलोड करें। फिर आप संपूर्ण बैच को एक ऑपरेशन के रूप में अपने लेखांकन सिस्टम में आयात कर सकते हैं।

अगर आप Excel में काम कर रहे हैं, तो Power Query का उपयोग करके कई CSV फाइलों को संयोजित करें। सभी कनवर्ट की गई स्टेटमेंट को एक फोल्डर में रखें, फिर: Data > Get Data > From File > From Folder, फोल्डर चुनें, Combine पर क्लिक करें, और Power Query उन्हें एक टेबल में मर्ज करता है। फाइलनाम से बैंक नाम या खाता संख्या निकालने के लिए एक कस्टम कॉलम जोड़ें अगर आपको उन्हें बाद में अलग करने की आवश्यकता है।

स्टेटमेंट अपलोड करते समय गोपनीयता और सुरक्षा

बैंक स्टेटमेंट में खाता संख्याएं, बैलेंस, और लेनदेन विवरण होते हैं। उन्हें ऑनलाइन कनवर्टर में अपलोड करना कौन उस डेटा को देखता है और यह कहां संग्रहीत है इसके बारे में वैध चिंताएं बढ़ाता है।

उन उपकरणों को खोजें जो स्पष्ट डेटा-हैंडलिंग नीतियां बताते हैं: प्रोसेसिंग के बाद फाइलें तुरंत हटा दी जाती हैं, कोई लेनदेन विवरण लॉग नहीं किए जाते, और मशीन-लर्निंग मॉडल को प्रशिक्षित करने के लिए ग्राहक डेटा का कोई उपयोग नहीं। BankStmtConverter अपलोड की गई फाइलों को कनवर्जन के बाद हटा देता है और एक डेस्कटॉप संस्करण प्रदान करता है जो स्टेटमेंट को पूरी तरह आपकी स्थानीय मशीन पर प्रोसेस करता है, इसलिए डेटा कभी आपके कंप्यूटर को नहीं छोड़ता है।

क्लाइंट स्टेटमेंट या विनियमित उद्योगों के लिए, स्थानीय प्रोसेसिंग अक्सर एकमात्र स्वीकार्य विकल्प होता है। डेस्कटॉप उपकरण एक-बार की कीमत के साथ आवर्ती-लागत आपत्ति को समाप्त करते हैं और आपको बिना प्रति-फाइल शुल्क या सदस्यता कैप के असीमित स्टेटमेंट कनवर्ट करने देते हैं।

जब मैनुअल प्रविष्टि अभी भी समझ में आती है

अगर आप एक सिंगल-पेज स्टेटमेंट के साथ काम कर रहे हैं जिसमें एक दर्जन लेनदेन और आपको केवल इस डेटा की एक बार आवश्यकता है, तो मैनुअल प्रविष्टि किसी भी उपकरण को सेट करने से तेज हो सकती है। लेनदेन को सीधे Excel या अपने लेखांकन सिस्टम में टाइप करें, अपने कुल को दोहरी-जांच करें, और आगे बढ़ें।

मैनुअल प्रविष्टि समझ में नहीं आती जब:

• आपके पास एक या दो पेज से अधिक लेनदेन हैं
• आप नियमित रूप से स्टेटमेंट प्रोसेस कर रहे हैं (मासिक, त्रैमासिक)
• आप कई खातों या कई महीनों को एकीकृत कर रहे हैं
• स्टेटमेंट स्कैन की गई है या कम गुणवत्ता की है (OCR त्रुटियां अभी भी टाइपिंग त्रुटियों से कम हैं)

एक पृष्ठ से अधिक कुछ भी के लिए, एक एक्सट्रैक्शन उपकरण समय बचाता है भले ही आप आउटपुट को स्पॉट-जांच करने का कारक बनाएं।

अपने वर्कफ़्लो के लिए सही आउटपुट फॉर्मेट चुनना

कनवर्ट की गई स्टेटमेंट CSV, Excel, QBO (QuickBooks), OFX (जेनेरिक लेखांकन), या JSON को एक्सपोर्ट कर सकते हैं। आपकी पसंद इस बात पर निर्भर करती है कि आप डेटा के साथ अगले क्या करते हैं।

CSV सार्वभौमिक है। हर स्प्रेडशीट और लेखांकन प्रोग्राम इसे आयात कर सकता है। CSV का उपयोग करें जब आपको Excel में डेटा में हेरफेर करना हो, Power Query के साथ फाइलों को संयोजित करना हो, या कस्टम लेखांकन स्क्रिप्ट में आयात करना हो।

Excel (XLSX) फॉर्मेटिंग और फॉर्मुले को संरक्षित करता है। इसे चुनें अगर आप आउटपुट फाइल में पूर्व-निर्मित बैलेंस सत्यापन फॉर्मुला या पिवट टेबल चाहते हैं।

QBO और OFX QuickBooks, Xero, FreshBooks, या अन्य लेखांकन प्लेटफॉर्म में सीधे आयात के लिए हैं। ये फॉर्मेट मेटाडेटा (खाता प्रकार, मुद्रा) ले जाते हैं जो CSV नहीं करता है, इसलिए आयात प्रक्रिया कम मैनुअल कॉलम मैपिंग की आवश्यकता होती है।

अगर आप निश्चित नहीं हैं, तो CSV के साथ शुरू करें। आप इसे बाद में कभी भी सुधार कर सकते हैं, और यह आयात करने से पहले निरीक्षण और सत्यापित करने में सबसे आसान है।

कनवर्जन विधियों की तुलना

सामान्य नुकसान और उन्हें कैसे संभालें

ट्रांसपोज़्ड डेबिट और क्रेडिट कॉलम। कुछ एक्सट्रैक्शन उपकरण सिमेंटिक अर्थ के बजाय कॉलम स्थिति के आधार पर इन्हें स्वैप करते हैं। हमेशा कुछ लेनदेन को स्पॉट-जांच करें: डेबिट को आपके बैलेंस को कम करना चाहिए, क्रेडिट को बढ़ाना चाहिए। अगर पेचेक डेबिट के रूप में दिखाई देता है, तो कॉलम उलट गए हैं।

राशियों में OCR त्रुटियां। स्कैन की गई स्टेटमेंट कभी-कभी $1,234.56 को $1234.S6 या $1.234.56 पढ़ते हैं। अक्षर या कई दशमलव बिंदु युक्त राशियों के लिए अपनी Excel शीट को फिल्टर करें, और लेखांकन सॉफ्टवेयर में आयात करने से पहले उन्हें सही करें।

लापता या डुप्लिकेट लेनदेन। पेज ब्रेक और फॉर्मेटिंग विचित्रताएं एक्सट्रैक्शन उपकरणों को पंक्तियों को छोड़ने या एक पेज के आखिरी लेनदेन को अगले पेज के पहले के रूप में डुप्लिकेट करने का कारण बन सकती हैं। निकाले गए डेबिट और क्रेडिट को जोड़ें और स्टेटमेंट के मुद्रित कुल के खिलाफ तुलना करें। अगर वे मेल नहीं खाते, तो तारीख के अनुक्रम में अंतराल के लिए स्कैन करें।

अस्वीकृत तारीख फॉर्मेट। US बैंक MM/DD/YYYY के रूप में तारीखें प्रिंट करते हैं, यूरोपीय बैंक DD/MM/YYYY के रूप में। अगर आपका एक्सट्रैक्शन टूल फॉर्मेट को गलत तरीके से व्याख्या करता है, तो July 3 March 7 बन जाता है। सत्यापित करें कि तारीखें कालानुक्रमिक क्रम में हैं और Excel कॉलम को Date प्रकार के रूप में पहचानता है, Text नहीं।

मासिक स्टेटमेंट कनवर्जन को ऑटोमेट करना

अगर आप हर महीने स्टेटमेंट कनवर्ट करते हैं, तो Excel या अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर में वर्कफ़्लो चरणों को सहेजें। Power Query आपको ट्रांसफॉर्मेशन चरणों को रिकॉर्ड करने और नई फाइलों पर उन्हें फिर से चलाने देता है। कई कनवर्टर उपकरण API एक्सेस या देखे गए फोल्डर प्रदान करते हैं जो नई PDFs को स्वचालित रूप से प्रोसेस करते हैं जब वे आते हैं।

डेस्कटॉप उपकरणों के लिए, एक फोल्डर संरचना सेट करें: एक इनपुट फोल्डर में नई स्टेटमेंट PDFs को ड्रॉप करें, बैच मोड में कनवर्टर को चलाएं, और इसे CSV को एक आउटपुट फोल्डर में जमा करने दें जो आपका लेखांकन सिस्टम मॉनिटर करता है। यह स्टेटमेंट कनवर्जन को एक पृष्ठभूमि कार्य में बदल देता है जिसमें कोई मैनुअल क्लिकिंग की आवश्यकता नहीं है।

अंतिम निर्णय: कब ऑटोमेट करें बनाम मैनुअल प्रविष्टि

एक कनवर्टर उपकरण का उपयोग करें अगर आप एक सिंगल स्वच्छ पेज से अधिक के साथ काम कर रहे हैं, अगर आपकी स्टेटमेंट स्कैन की गई है या इमेज-आधारित है, अगर आपको कई फाइलों को बैच-प्रोसेस करने की आवश्यकता है, या अगर आप नियमित रूप से स्टेटमेंट को समझौता करते हैं। दूसरे और तीसरे कनवर्जन पर बचाया गया समय किसी भी उपकरण लागत का भुगतान करता है, और बैलेंस सत्यापन उन त्रुटियों को पकड़ता है जो मैनुअल विधियां मिस करती हैं।

मैनुअल प्रविष्टि के साथ ही रहें अगर आपके पास एक बहुत ही छोटी स्टेटमेंट के लिए एक-बार की जरूरत है और आप अपनी टाइपिंग सटीकता में आश्वस्त हैं। अन्य सब कुछ के लिए, एक्सट्रैक्शन और सत्यापन उपकरण गति और विश्वसनीयता देते हैं जो कॉपी-पेस्ट नहीं कर सकता।