इस हफ्ते आप 40 इनवॉइस का भुगतान करते हैं। आप अपने बैंक में लॉग इन करते हैं, भुगतान करते हैं, फिर QuickBooks पर स्विच करते हैं और हर लेनदेन को फिर से टाइप करते हैं — विक्रेता का नाम, इनवॉइस नंबर, राशि, अगर आपने अर्ली पेमेंट डिस्काउंट लिया तो वह भी। फिर आप बैंक फीड को रिकॉन्सिल करते हैं, हर भुगतान से मेल खाते हैं, और आशा करते हैं कि आपने कोई संख्या गलत नहीं की। यह लूप हर हफ्ते चलता है, कभी-कभी रोज।
प्लगइन कुछ हिस्से में मदद करते हैं। Melio भुगतान भेजता है और QuickBooks को सिंक करता है, लेकिन यह अर्ली पेमेंट डिस्काउंट नहीं लगाएगा, इसलिए आप उन इनवॉइस को बैंक पर भुगतान करते हैं और उन्हें हाथ से फिर से दर्ज करते हैं। QuickBooks Enterprise में पर्चेज-ऑर्डर-टू-बिल मैचिंग सैद्धांतिक रूप से चीजों को तेज करती है, लेकिन जब एक एकल PO तीन गोदामों से शिप होता है और पाँच इनवॉइस बनाता है, तो आप एक-एक करके आइटम की पुष्टि करते हैं और हटाते हैं — और QuickBooks हर डिलीट पर पुष्टि माँगता है।
यह लेख आपको दिखाता है कि बैंक-से-QuickBooks पाइपलाइन को कैसे ऑटोमेट करें ताकि लेनदेन मैन्युअल पुनः-प्रविष्टि के बिना आपकी किताबों में आएँ, उस अर्ली-डिस्काउंट गैप को कैसे संभालें जो Melio उपयोगकर्ताओं को फँसाता है, और बैंक स्टेटमेंट डेटा को सीधे इंपोर्ट करना कहाँ लूप को बंद कर सकता है।
मैन्युअल लूप पहली जगह में क्यों मौजूद है
QuickBooks अधिकांश बैंकों से दैनिक फीड के माध्यम से जुड़ता है, लेकिन वह फीड केवल बताता है कि कोई भुगतान बाहर गया — यह नहीं कि इसने कौन सी इनवॉइस का भुगतान किया या क्या आपने दो प्रतिशत डिस्काउंट लिया। बैंक इनवॉइस नंबर या विक्रेता मेटाडेटा नहीं भेजता; यह "ACH PAYMENT" या चेक नंबर जैसे एक सामान्य विवरण के साथ एक डेबिट भेजता है।
Melio, Bill.com, और Divvy जैसी पेमेंट प्लगइन बैंक को पेमेंट निर्देश भेजते हैं और एक ही समय में QuickBooks में संबंधित बिल लिखते हैं, इसलिए जब बैंक फीड आता है तो सब कुछ मेल खाता है। यह तब तक पूरी तरह काम करता है जब तक आप प्लगइन के बाहर भुगतान नहीं करते — अर्ली डिस्काउंट के लिए बैंक साइट पर, वायर ट्रांसफर से, या किसी क्रेडिट कार्ड से जो प्लगइन समर्थन नहीं करता। अब आपके पास एक बैंक लेनदेन है जिसके लिए QuickBooks रिकॉर्ड नहीं है, और आप इसे मैन्युअली फिर से दर्ज करते हैं।
जब आप ईमेल या PDF द्वारा इनवॉइस प्राप्त करते हैं तो डिसकनेक्ट चौड़ा हो जाता है। अगर इनवॉइस कभी QuickBooks में बिल के रूप में प्रवेश नहीं करता है, तो बैंक फीड के लिए मेल खाने के लिए कुछ नहीं है, और आप तथ्य के बाद एक बिल बनाते हैं या बिल के बिना कोई खर्च रिकॉर्ड करते हैं। किसी भी तरह से, आप विक्रेता के नाम, राशि, तारीख, और इनवॉइस नंबर टाइप कर रहे हैं जो पहले से ही कहीं एक दस्तावेज़ में मौजूद हैं।
उससे शुरू करें जो QuickBooks पहले से ऑटोमेट करता है
नए उपकरण जोड़ने से पहले, QuickBooks आपको देने वाले ऑटोमेशन का उपयोग करें।
बैंक फीड नियम आपको आवर्ती लेनदेन को ऑटो-कैटेगराइज़ करने देते हैं। अगर आप हर महीने एक ही जमींदार को भुगतान करते हैं, तो एक नियम बनाएँ जो लेनदेन डाउनलोड होने की क्षण श्रेणी, विक्रेता, और वर्ग असाइन करता है। यह एक-बार की इनवॉइस के लिए डेटा एंट्री को समाप्त नहीं करता है, लेकिन यह आवर्ती वाले तुरंत साफ करता है।
मेमोराइज़्ड ट्रांजेक्शन किसी भी भुगतान के लिए काम करते हैं जो एक ही राशि के साथ दोहराता है। अपनी मासिक सॉफ्टवेयर सदस्यता के लिए एक मेमोराइज़्ड बिल सेट करें, और QuickBooks आपको इसे रिकॉर्ड करने के लिए याद दिलाता है या इसे स्वचालित रूप से दर्ज करता है। जब बैंक फीड आता है, तो आप इसे बिल से मेल खाते हैं और आगे बढ़ते हैं।
बैच-दर्ज बिल अगर आप एक ढेर में इनवॉइस प्राप्त करते हैं। बिल फॉर्म खोलें, पहला दर्ज करें, फिर "Save and New" क्लिक करें "Save and Close" के बजाय। यह आपको डेटा-एंट्री मोड में रखता है और आपको प्रति सत्र दर्जन क्लिक बचाता है।
ये सुविधाएँ शायद 30 प्रतिशत कार्यभार को संभालती हैं — पूर्वानुमानित आवर्ती सामान। बाकी 70 प्रतिशत, एक-बार की इनवॉइस और अर्ली-डिस्काउंट भुगतान, अभी भी आपके पर हैं।
पेमेंट प्लेटफॉर्म राइट-एंड-पे लूप को कैसे ऑटोमेट करते हैं
Melio, Bill.com, और समान प्लेटफॉर्म QuickBooks और आपके बैंक से जुड़ते हैं। आप प्लेटफॉर्म में एक बार एक बिल दर्ज करते हैं (या इनवॉइस PDF फॉरवर्ड करते हैं और OCR को विवरण निकालने देते हैं), इसे मंजूरी देते हैं, भुगतान शेड्यूल करते हैं, और प्लेटफॉर्म बिल को QuickBooks में लिखता है और ACH या चेक के माध्यम से भुगतान भेजता है। जब आपकी बैंक फीड डाउनलोड होती है, तो लेनदेन के पास पहले से मेल खाने वाला बिल है, और QuickBooks इसे स्वचालित रूप से रिकॉन्सिल करता है।
यह किसी भी इनवॉइस के लिए डबल एंट्री को समाप्त करता है जिसे प्लेटफॉर्म भुगतान कर सकता है। पकड़: ये प्लेटफॉर्म आमतौर पर प्रति भुगतान चार्ज करते हैं (Melio ACH के लिए मुफ्त है, कार्ड के लिए चार्ज करता है; Bill.com प्रति लेनदेन चार्ज करता है), और जब तक आप मंजूरी से पहले छूट राशि को मैन्युअली दर्ज नहीं करते, तब तक वे अर्ली पेमेंट डिस्काउंट नहीं लगाते। यह एक इनवॉइस पर पाँच डॉलर की छूट के लिए ठीक है। जब आपके पास इस महीने 40 इनवॉइस हों जो दो-प्रतिशत-नेट-टेन शर्तें दे रहे हों और आपको प्रत्येक को गणना और समायोजित करने की आवश्यकता हो तो यह ठीक नहीं है।
तो आप उन्हें डिस्काउंट डेडलाइन को मारने के लिए बैंक पर भुगतान करते हैं, और अब आप QuickBooks में हर छूट भुगतान के लिए फिर से मैन्युअल एंट्री पर हैं। प्लेटफॉर्म मदद नहीं कर सकता क्योंकि भुगतान इसके माध्यम से नहीं गया, और बैंक फीड मदद नहीं कर सकता क्योंकि बैंक इनवॉइस नंबर नहीं भेजता।
अंतर को भरने के लिए सीधे बैंक स्टेटमेंट डेटा इंपोर्ट करें
जब आप बैंक पर इनवॉइस का भुगतान करते हैं — अर्ली डिस्काउंट के लिए, वायर ट्रांसफर के लिए, या किसी भी कारण से प्लगइन नहीं संभाल सकता है — भुगतान विवरण आपकी बैंक स्टेटमेंट में रहते हैं: तारीख, राशि, पेइ नाम, संदर्भ नंबर। उस डेटा को QuickBooks में फिर से टाइप करने के बजाय, बैंक स्टेटमेंट को संरचित डेटा के रूप में इंपोर्ट करें और QuickBooks या कनवर्टर टूल को इसे बिल या खर्च रिकॉर्ड से मैप करने दें।
QuickBooks Desktop File > Utilities > Import > Bank Statement के माध्यम से CSV और OFX फाइलें स्वीकार करता है। QuickBooks Online Banking टैब के माध्यम से CSV स्वीकार करता है। अगर आपकी बैंक स्टेटमेंट एक PDF है (अधिकांश हैं), तो आपको पहले इसे CSV या OFX में कनवर्ट करने की आवश्यकता है।
Tabula और Adobe export-to-Excel जैसे मुफ्त उपकरण काम करते हैं अगर आपकी स्टेटमेंट एक स्वच्छ डिजिटल PDF है — पाठ जिसे आप हाइलाइट और कॉपी कर सकते हैं। वे स्कैन की गई, फोटोकॉपी की गई, या फोन से फोटोग्राफ की गई स्टेटमेंट पर विफल होते हैं क्योंकि वे पाठ नहीं पढ़ सकते; वे सिर्फ एक छवि देखते हैं। वे उस पर भी विफल हो जाते हैं जहाँ विवरण कई पंक्तियों में फैले होते हैं, डेबिट और क्रेडिट एक ही कॉलम में होते हैं, या लेआउट पृष्ठ-दर-पृष्ठ बदलता है। आप एक तालिका निकालेंगे, Excel में खोलेंगे, और लेनदेन पंक्तियों में विभाजित पाएँगे या गलत कॉलम में राशि।
जब स्टेटमेंट स्वच्छता से एक्सपोर्ट नहीं होगी, तो बैंक-स्टेटमेंट निष्कर्षण के लिए डिज़ाइन किए गए एक उपकरण का उपयोग करें। BankStmtConverter स्कैन किए गए, फोटोग्राफ किए गए, या बहु-लेआउट PDFs को OCR से पढ़ता है, डेबिट और क्रेडिट को सही तरीके से निकालता है भले ही वे एक कॉलम साझा करें, और निकाली गई कुल को प्रिंट किए गए शुरुआती और समाप्ति बैलेंस से सत्यापित करता है ताकि आप जान सकें कि डेटा आयात से पहले रिकॉन्सिल करता है। यह QuickBooks के लिए सीधे CSV, OFX, और QBO में निर्यात करता है। PDF अपलोड करें, फॉर्मेट की गई फाइल डाउनलोड करें, और आयात करें। बैच जॉब के लिए — तीन खातों से दस स्टेटमेंट — आप उन सभी को एक बार में प्रक्रिया कर सकते हैं।
एक बार लेनदेन QuickBooks में होने के बाद, आप अभी भी उन्हें बिल से मेल खाते हैं या खर्च के रूप में वर्गीकृत करते हैं, लेकिन आप लाइन-दर-लाइन टाइप करने के बजाय क्लिक करके पुष्टि कर रहे हैं।
तुलना: पेमेंट प्लगइन बनाम बैंक इंपोर्ट बनाम मैन्युअल एंट्री
| विधि | अर्ली डिस्काउंट संभालता है? | बिल एंट्री ऑटोमेट करता है? | सभी पेमेंट प्रकारों के लिए काम करता है? | प्रति इनवॉइस मैन्युअल प्रयास |
|---|---|---|---|---|
| QuickBooks में मैन्युअल एंट्री | हाँ (आप गणना करते हैं और छूट राशि दर्ज करते हैं) | नहीं | हाँ | पूर्ण इनवॉइस डेटा एंट्री प्लस बैंक रिकॉन्सिलिएशन |
| पेमेंट प्लगइन (Melio, Bill.com) | नहीं (प्रत्येक इनवॉइस के लिए राशि को मैन्युअली समायोजित करना चाहिए) | हाँ (बिल को स्वचालित रूप से लिखता है) | केवल प्लगइन द्वारा समर्थित तरीकों के लिए (ACH, चेक, कुछ कार्ड) | शून्य यदि पूरी राशि पर भुगतान करता है; छूट के लिए मैन्युअली गणना और समायोजन |
| बैंक स्टेटमेंट इंपोर्ट (कनवर्टर से CSV/OFX) | हाँ (आप बैंक स्टेटमेंट से वास्तविक भुगतान की राशि रिकॉर्ड करते हैं) | नहीं (लेकिन लेनदेन विवरण फिर से टाइप करना छोड़ देता है) | हाँ (किसी भी तरीके से सभी भुगतान को कैप्चर करता है) | फाइल इंपोर्ट करें, फिर QuickBooks में लेनदेन मैच करें/वर्गीकृत करें |
| स्कैन किए गए/जटिल स्टेटमेंट के लिए BankStmtConverter | हाँ | नहीं | हाँ | PDF अपलोड करें, निकाली गई CSV/OFX आयात करें, QuickBooks में मैच करें; बैलेंस सत्यापन शामिल |
चरण-दर-चरण: PDF स्टेटमेंट से बैंक लेनदेन इंपोर्ट करें
यहाँ वर्कफ़्लो है जब आप अपने बैंक पर इनवॉइस का भुगतान करते हैं और उस डेटा को QuickBooks में फिर से टाइप किए बिना लाना चाहते हैं।
- अपने बैंक की वेबसाइट से अपनी बैंक स्टेटमेंट को PDF के रूप में डाउनलोड करें। अधिकांश बैंक आपको कस्टम डेट रेंज के लिए स्टेटमेंट बनाने देते हैं — अपनी अदत्त इनवॉइस को कवर करने वाली अवधि डाउनलोड करें।
- PDF को CSV या OFX में कनवर्ट करें। अगर स्टेटमेंट एक स्वच्छ डिजिटल PDF है, तो पहले Tabula या अपने बैंक के निर्यात विकल्प को आजमाएँ (कुछ बैंक CSV डाउनलोड प्रदान करते हैं)। अगर यह स्कैन किया गया है, विभिन्न लेआउट के साथ बहु-पृष्ठ है, या मुफ्त टूल कॉलम को स्क्रैम्बल करता है, तो इसे BankStmtConverter पर अपलोड करें। टूल लेनदेन निकालता है, जाँचता है कि डेबिट और क्रेडिट प्रिंट किए गए समाप्ति बैलेंस को जोड़ते हैं, और QuickBooks के लिए फॉर्मेट किए गए CSV या OFX को निर्यात करता है।
- QuickBooks Desktop में, File > Utilities > Import > Bank Statement पर जाएँ (या Online में Banking टैब का उपयोग करें)। CSV या OFX फाइल चुनें। QuickBooks कॉलम को मैप करता है — तारीख, विवरण, डेबिट, क्रेडिट — और लेनदेन को आपके रजिस्टर में लोड करता है।
- आयातित लेनदेन को मौजूदा बिल से मैच करें। अगर राशि और तारीख करीब हों तो QuickBooks मैच का सुझाव देता है। मैच की पुष्टि करें, और बिल का भुगतान चिह्नित किया जाता है। ऐसे लेनदेन के लिए जिसके बिल नहीं हैं, "Add" पर क्लिक करें और उन्हें विक्रेता और खाते के साथ खर्च के रूप में वर्गीकृत करें।
- रिकॉन्सिल करें। आयातित लेनदेन अब आपके रजिस्टर में बैंक-फीड लेनदेन की तरह बैठते हैं। रिकॉन्सिलिएशन विंडो खोलें, स्टेटमेंट समाप्ति बैलेंस दर्ज करें, और आइटम को "cleared" के रूप में चिह्नित करें। अगर कुल मेल नहीं खाते, तो आप तुरंत जान जाते हैं — या तो कोई लेनदेन आयात नहीं हुआ, या निष्कर्षण में त्रुटि थी।
यह वर्कफ़्लो 40 मैन्युअली बिल एंट्री को एक इंपोर्ट और 40 मैच-क्लिक से बदल देता है। अगर स्टेटमेंट स्कैन किया गया है या गड़बड़ है, तो कनवर्सन चरण एक अतिरिक्त मिनट लेता है, लेकिन आप अभी भी हर पंक्ति टाइप करने की तुलना में घंटे बचाते हैं।
QuickBooks छोड़े बिना अर्ली पेमेंट डिस्काउंट संभालें
जब आप अर्ली पेमेंट डिस्काउंट लेते हैं, तो आप इनवॉइस कुल से कम भुगतान करते हैं। QuickBooks को अंतर को खाते में डालने की जरूरत है ताकि बिल पूरी तरह भुगतान दिखाई दे और डिस्काउंट एक खर्च या आय खाते को मारे।
अगर आप बिल को पूरी राशि में दर्ज करते हैं, फिर इसका भुगतान करते हैं:
- QuickBooks में पूरी इनवॉइस राशि के लिए बिल बनाएँ।
- जब आप भुगतान रिकॉर्ड करते हैं (या तो मैन्युअली या आयातित बैंक लेनदेन को मैच करके), वास्तविक राशि दर्ज करें जो आपने भुगतान की — छूट राशि।
- QuickBooks पूछेगा कि अंतर को कैसे संभालें। "Discount" चुनें और इसे एक खाते को असाइन करें जैसे "Purchase Discounts" (आमतौर पर अन्य-आय या कॉन्ट्रा-व्यय खाता)।
- QuickBooks डिस्काउंट को लिखता है और बिल को पूरी तरह भुगतान के रूप में चिह्नित करता है।
अगर आप पहले बैंक लेनदेन आयात करते हैं और फिर इसे बिल से मैच करते हैं, तो वही डायलॉग दिखाई देता है — आप QuickBooks को बताते हैं कि कमी एक डिस्काउंट है, और यह बिल को बंद करता है।
यह काम करता है चाहे आपने बैंक पर भुगतान किया हो या प्लगइन के माध्यम से। मुख्य बात वास्तविक भुगतान की राशि को रिकॉर्ड करना और अंतर को वर्गीकृत करना है, न कि भुगतान से पहले बिल राशि को समायोजित करने की कोशिश करना।
OCR और रसीद कैप्चर के साथ इनवॉइस डेटा एंट्री ऑटोमेट करें
बैंक डेटा को इंपोर्ट करना भुगतान पक्ष को हल करता है — आप जो भुगतान किया है उसे फिर से दर्ज नहीं करते हैं। लेकिन इनवॉइस आने पर आप अभी भी बिल दर्ज करते हैं। अगर आप ईमेल द्वारा 40 इनवॉइस प्राप्त करते हैं, तो आप प्रत्येक PDF खोलते हैं, विक्रेता का नाम, इनवॉइस नंबर, राशि, और देय तारीख पढ़ते हैं, और इसे QuickBooks में टाइप करते हैं।
Hubdoc, Dext, और Receipt Bank जैसे रसीद-कैप्चर उपकरण OCR के साथ इनवॉइस PDFs से डेटा निकालते हैं और सीधे QuickBooks में बिल भेजते हैं। आप इनवॉइस ईमेल को उपकरण को फॉरवर्ड करते हैं, यह PDF पढ़ता है, विक्रेता, राशि, तारीख, और पंक्ति आइटम के साथ एक बिल बनाता है, और इसे अनुमोदन के लिए QuickBooks को भेजता है। आप समीक्षा और अनुमोदन करते हैं; आप टाइप नहीं करते।
ये उपकरण प्रति-उपयोगकर्ता या प्रति-दस्तावेज़ मासिक शुल्क लेते हैं। Hubdoc QuickBooks Online Plus या Advanced का उपयोग करने पर मुफ्त है। Dext और Receipt Bank छोटी योजनाओं के लिए लगभग $30 प्रति माह से शुरू होते हैं। ROI तेजी से दिखाई देता है अगर आप सप्ताह में दर्जनों इनवॉइस प्रक्रिया करते हैं।
इनवॉइस OCR को बैंक-स्टेटमेंट इंपोर्ट के साथ जोड़ें, और आपने दोनों सिरों को ऑटोमेट कर दिया है: इनवॉइस स्वचालित रूप से QuickBooks में प्रवेश करते हैं, और भुगतान बैंक स्टेटमेंट से सिंक होते हैं। आप डेटा एंट्री के साथ नहीं, बल्कि मिलान और अनुमोदन के साथ रह गए हैं।
कब मैन्युअली एंट्री के साथ रहें
अगर आप प्रति माह 10 से कम इनवॉइस का भुगतान करते हैं, सभी एकल तरीके से (कहें, सभी चेक से), और आपकी बैंक फीड 90 प्रतिशत समय उन्हें सही तरीके से मेल खाती है, तो इंपोर्ट वर्कफ़्लो सेट करने में खर्च किया गया समय आप जो बचाते हैं उससे अधिक हो सकता है। मैन्युअली एंट्री प्रति सप्ताह पाँच मिनट लेता है; एक इंपोर्ट प्रक्रिया सीखना और बनाए रखना शायद शुरुआत में एक घंटा और प्रति माह 10 मिनट समस्या निवारण में लग सकता है।
मैन्युअली एंट्री भी समझदारी है जब आपका बैंक वास्तविक-समय लेनदेन डाउनलोड प्रदान करता है और आपकी पेमेंट प्लगइन तुरंत सिंक करती है। अगर बिल और भुगतान QuickBooks में हिट होता है इससे पहले आप अपनी कॉफी खत्म करते हैं, तो भरने के लिए कोई अंतर नहीं है।
लेकिन अगर आप प्रति सप्ताह एक घंटे या अधिक लेनदेन फिर से टाइप करने में खर्च कर रहे हैं, अगर आप कई तरीकों से इनवॉइस का भुगतान करते हैं (बैंक साइट, वायर, कार्ड, ACH प्लगइन), या अगर आप नियमित रूप से अर्ली डिस्काउंट को संभालते हैं, तो ऑटोमेशन पहले माह में अपने लिए भुगतान करता है।
सामान्य नुकसान से बचना
डुप्लिकेट लेनदेन: अगर आप एक बैंक स्टेटमेंट आयात करते हैं और आपकी बैंक फीड भी चल रही है, तो आप एक ही लेनदेन को दो बार डाउनलोड करेंगे। आयात अवधि के लिए बैंक फीड को बंद करें, या केवल वे लेनदेन आयात करें जो फीड अभी तक नहीं खींचा है (तारीख फिल्टर का उपयोग करें)।
अनुपयुक्त विसंगति: अगर आपकी आयातित CSV कुल स्टेटमेंट की समाप्ति बैलेंस से मेल नहीं खाती है, तो इसे आयात न करें। एक लापता लेनदेन या गलत पढ़ी गई राशि रिकॉन्सिलिएशन को तोड़ देगी। उपकरण जो कुल को सत्यापित करते हैं (जैसे BankStmtConverter) आयात से पहले इसे पकड़ते हैं; मैन्युअली रूपांतरण नहीं। हमेशा आयात करने से पहले निकाले गए डेबिट और क्रेडिट की राशि को प्रिंट किए गए स्टेटमेंट कुल से तुलना करें।
गलत विक्रेता नाम: आपकी बैंक स्टेटमेंट "ABC SUPPLY CO" कहती है; QuickBooks विक्रेता को "ABC Supply" के रूप में जानता है। आयात ऑटो-मैच नहीं करेगा। QuickBooks में विक्रेता नाम को मानकीकृत करें ताकि वे स्टेटमेंट पर कैसे दिखाई दें, या आयात के दौरान उन्हें तोड़ने के लिए बैंक फीड नियम का उपयोग करें।
लापता इनवॉइस नंबर: बैंक स्टेटमेंट विवरण फील्ड में इनवॉइस नंबर शामिल करते हैं। अगर आपको QuickBooks में इनवॉइस-स्तर का विवरण चाहिए, तो आप अभी भी मैन्युअली दर्ज करेंगे या इनवॉइस OCR पर निर्भर रहेंगे। बैंक इंपोर्ट भुगतान लेनदेन देता है; जब तक आप इसे रसीद-कैप्चर उपकरणों के साथ जोड़ते हैं, तब तक यह बिल एंट्री को प्रतिस्थापित नहीं करता।
स्टेटमेंट अपलोड करते समय गोपनीयता और सुरक्षा
बैंक स्टेटमेंट संवेदनशील डेटा होते हैं: खाता संख्या, बैलेंस, लेनदेन इतिहास। कई लोग आनलाइन कनवर्सन उपकरणों में उन्हें अपलोड करने के लिए अनिच्छुक हैं, और वह अनिच्छा उचित है।
अगर आप एक ऑनलाइन कनवर्टर का उपयोग करते हैं, तो जाँचें कि क्या यह प्रोसेसिंग के बाद फाइलें हटाता है। BankStmtConverter कनवर्सन के तुरंत बाद अपलोड की गई स्टेटमेंट को हटाता है और उपयोगकर्ता डेटा पर AI मॉडल को प्रशिक्षित नहीं करता है। अन्य उपकरण फाइलों को अनिश्चित काल के लिए संग्रहीत कर सकते हैं या मॉडल सुधार के लिए उन्हें उपयोग कर सकते हैं।
अगर आप बिल्कुल भी स्टेटमेंट अपलोड नहीं कर सकते — कंपनी नीति, नियामक आवश्यकताएँ, या व्यक्तिगत वरीयता — एक डेस्कटॉप या ऑन-प्रिमाइस कनवर्टर का उपयोग करें जो स्टेटमेंट को स्थानीय रूप से प्रोसेस करता है। BankStmtConverter एक डेस्कटॉप संस्करण प्रदान करता है एक-बार लाइसेंस के साथ जो आपकी मशीन पर चलता है और कभी स्टेटमेंट अपलोड नहीं करता। आप PDF को अपने कंप्यूटर पर कनवर्ट करते हैं और CSV को QuickBooks में इंटरनेट कनेक्शन के बिना आयात करते हैं।
समर्थित बैंक और लेआउट के बारे में अधिक विवरण के लिए, समर्थित बैंक सूची देखें। अन्य कनवर्सन और लेखा वर्कफ़्लो उपकरणों के लिए, उपकरण पृष्ठ जाँचें।
ऑटोमेशन परतों को जोड़ें ताकि मैन्युअल कार्य को 80 प्रतिशत कम करें
कोई भी एकल उपकरण हर चरण को खत्म नहीं करता है, लेकिन उन्हें स्टैक करने से अधिकांश वर्कफ़्लो कवर हो जाता है:
- नियमित पूरी-राशि इनवॉइस के लिए एक पेमेंट प्लगइन (Melio, Bill.com) का उपयोग करें। यह बिल लिखता है और भुगतान स्वचालित रूप से सिंक करता है।
- अर्ली-डिस्काउंट इनवॉइस को बैंक पर भुगतान करें, फिर बैंक स्टेटमेंट को CSV या OFX के रूप में आयात करें ताकि वे भुगतान फिर से टाइप किए बिना QuickBooks में आ जाएँ।
- इनवॉइस OCR (Hubdoc, Dext) का उपयोग करें ईमेल की गई PDFs से बिल विवरण को कैप्चर करने के लिए, ताकि आप डेटा एंट्री के बजाय अनुमोदन करें।
- आवर्ती लेनदेन (किराया, सदस्यता, ऋण भुगतान) के लिए बैंक फीड नियमों सेट करें ताकि फीड डाउनलोड होने पर वे स्वचालित रूप से वर्गीकृत हों।
इन चारों परतों के साथ, आप केवल कभी-कभार विचित्र लेनदेन के लिए मैन्युअली डेटा दर्ज करते हैं — एक नए विक्रेता के लिए एक बार वायर ट्रांसफर, एक रिफंड जो किसी बिल से मेल नहीं खाता। बाकी सब कुछ एक ऑटोमेटेड चैनल के माध्यम से QuickBooks में बहता है, और आप टाइप करने और रिकॉन्सिल करने के बजाय समीक्षा करने और अनुमोदन करने में समय बिताते हैं।
एक लेखाकार ने Melio को मानक भुगतान के लिए और बैंक-स्टेटमेंट इंपोर्ट को छूट भुगतान के लिए जोड़कर AP डेटा एंट्री को प्रति सप्ताह चार घंटे से 30 मिनट तक गिराने की सूचना दी जो Melio नहीं संभाल सकता। मासिक लागत (Melio ACH के लिए मुफ्त है; कनवर्टर टूल एक घंटे की बुककीपिंग समय से कम खर्च करता है) पहले हफ्ते में खुद के लिए भुगतान किया।
अभी क्या करें
इस हफ्ते आपको सबसे अधिक समय खर्च कराने वाले दर्द बिंदु को चुनें। अगर यह अर्ली-डिस्काउंट इनवॉइस है जो आप बैंक पर भुगतान करते हैं, इस हफ्ते की स्टेटमेंट डाउनलोड करें, इसे CSV में कनवर्ट करें, और इसे QuickBooks में आयात करें। इंपोर्ट और मैचिंग में कितना समय लगता है इसे मैन्युअली एंट्री की तुलना में समय दें, और निर्णय लें कि क्या यह हर सप्ताह करने के लायक है।
अगर यह ईमेल की गई इनवॉइस का ढेर है, तो दस को एक रसीद-कैप्चर उपकरण के परीक्षण को फॉरवर्ड करें और देखें कि कितने मैन्युअली सुधार के बिना सही तरीके से आयात होते हैं। अगर आठ में से दस काम करते हैं, तो उपकरण इनवॉइस-एंट्री समय का 80 प्रतिशत बचाता है।
एक ऑटोमेशन से शुरू करें, बचाए गए समय को मापें, फिर अगली परत जोड़ें। आप पहले माह में मैन्युअल डेटा एंट्री को आधा कम कर देंगे और तीन महीने के अंदर 80 प्रतिशत तक।