顧客からの支払い明細書に2,000ドルの小切手が記載されているのに、ビジネス銀行口座の照合をしようとすると、オーナーの個人口座からの振込として2,000ドルが数日後に表示されるだけです。請求書はQuickBooksで未払いのままになり、銀行フィードはよくわからないオーナー拠出金を示していて、顧客の支払いと実際の入金をつなぐ方法がありません。
これは、ビジネスオーナーが顧客小切手や現金をビジネス口座ではなく個人銀行口座に入金するときに起こります。小切手がオーナー本人の名前で書かれていたり、単にそのようにしたいだけかもしれません。その場合、あなたは選択肢に直面します。支払いを2回記録する（個人に1回、ビジネスに1回）か、照合を破損する幽霊振込を作成するか、請求書を未払いのままにして銀行にお金が入ってくるようにするかのいずれかです。
根本的な問題は、QuickBooksが顧客支払いがあなたが照合するビジネス銀行口座に直接流れ込むことを期待していることです。お金があなたがQuickBooksで追跡しない個人口座を迂回するとき、支払いと入金は自動的なリンクがなく2つの異なる場所で起こります。
未入金資金に記録しても機能しない理由
標準的なQuickBooksのワークフローは、顧客支払いを未入金資金に入れ、次にそれらを銀行入金にグループ化してあなたの実際の銀行明細書と一致させます。これは支払いがあなたのビジネス口座に直接入金されるときに機能します。
オーナーが2,000ドルの小切手を個人口座に入金する場合、その日にあなたのビジネス銀行に何も当たりません。支払いを未入金資金に記録してから入金を作成すると、QuickBooksはその入金日にあなたのビジネス銀行明細書に2,000ドルが表示されることを期待しています。代わりに、あなたはゼロか、またはオーナーからの2,000ドルの振込を数日後に見て、それが顧客ABCからのものであったかを分かりません。
入金をオーナーの振込と一致するように日付を付けることもできますが、その場合、顧客支払い日と銀行入金日が一致していなく、照合には対応する詳細がない入金が表示されます。オーナーが3つの顧客支払いと個人ローンが含まれた5,000ドルを振込した場合、その振込をさかのぼって分割して個々の請求書と一致させることはできません。
アカウント間の直接振込が照合の問題を作る理由
一部の簿記係はこれを処理することで、オーナーにビジネス口座に金額を振込させ、その後振込日にビジネス銀行口座に顧客支払いを直接記録します。これにより、請求書は支払い済みのままで銀行は照合されます。
問題は、あなたのビジネス銀行明細書がオーナー支払いではなく、オーナーからの2,000ドルの振込を示していることです。監査役または貸し手があなたのステートメントを確認すると、彼らは顧客の収益ではなくビジネスをするためのオーナー拠出金を見ます。あなたの収益レポートは記録された支払いを示していますが、あなたの銀行活動はそれを反映しておらず、銀行入金日から引き出される現金ベースのレポートはオーナー持分の動きの代わりに収入を示しています。
オーナーが複数の顧客支払いが含まれた5,000ドルを振込する場合、あなたは手動で振込を分割して異なる請求書に部分を割り当てる必要があります。1つを見逃すと、請求書は対応する銀行活動がなく支払い済みにマークされるか、請求書をクリアするための請求書がない銀行活動があります。
実際に機能するクリアリングアカウント方法
最もクリーンなアプローチは、QuickBooks内の一時的なホールディングアカウントとしてオーナーの個人口座を扱います。Owner Personal - Clearingと同様のアカウント名を付けた新しいアカウントを作成し、アカウントタイプをBankに設定しますが、それを銀行フィードに接続したり照合したりしません。
オーナーが顧客ABCからの2,000ドルの小切手を個人口座に入金する場合：
- QuickBooksで「受取」を使用して顧客支払いを記録し、未入金資金またはビジネス銀行口座ではなく、Owner Personal - Clearingアカウントに入金します。
- オーナーが個人からビジネスに2,000ドルを振込する場合、QuickBooksで実際の銀行振込の日付と一致するようにOwner Personal - Clearingからビジネス銀行口座への振込を記録します。
クリアリングアカウントは2,000ドル入金、2,000ドル出金を示し、ネットはゼロです。請求書は支払い済みにマークされています。ビジネス銀行口座は振込を示していて、あなたの銀行明細書と一致しています。照合は機能しています。なぜなら振込金額がクリアリングアカウント活動と等しいからです。
オーナーが3つの顧客支払いを対象とした5,000ドルを振込する場合、3つの「受け取り」取引をクリアリングアカウント（顧客ABC 2,000ドル、顧客DEF 1,500ドル、顧客GHI 1,500ドル）に記録し、その後クリアリングからビジネス銀行への5,000ドルの1つの振込を記録します。クリアリングアカウントは顧客からの5,000ドル入金、ビジネス銀行への5,000ドル出金を示し、ネットはゼロです。
現金と小切手の混合の処理
オーナーが現金と小切手の両方を個人に入金する場合、各支払いをクリアリングアカウントに個別に記録します。500ドルの現金支払いと1,200ドルの小切手の両方が同じ日に個人に入金された場合、2つの「受け取り」エントリを個別に作成します。オーナーが組み合わせた1,700ドルをビジネスに振込する場合、1,700ドルの1つの振込を記録します。クリアリングアカウントの詳細は支払った顧客を示し、ビジネス銀行は1つのクリーンな振込を見ます。
振込取引の記録
QuickBooks Desktopで、Banking > Transfer Fundsに進みます。Owner Personal - Clearingをソースアカウント、ビジネス当座預金口座を送信先として選択します。ビジネス銀行明細書と一致する金額と日付を入力します。QuickBooks Onlineで、+ Newボタンをクリック、Transferを選択、同じ詳細を入力します。
この振込は仕訳ではありません。QuickBooksが両方のアカウントで追跡する標準的な振込取引です。ビジネス銀行口座を照合するとき、振込は銀行明細書に対してチェックマークできるラインアイテムとして表示されます。クリアリングアカウントは照合されないため、毎月のバランシングを必要とせずに流れを追跡します。
オーナーが顧客支払いより多いまたは少ない金額を振込する場合
オーナーが5,000ドルの顧客からのみ6,000ドルを振込するが、追加の1,000ドルは真正なオーナー拠出金です。通常のとおりクリアリングアカウントに顧客支払いを記録し、その後6,000ドルの振込を分割します。5,000ドルはOwner Personal - Clearingからビジネス銀行へ、1,000ドルはOwner's Equityからビジネス銀行への別の取引として記録します。
オーナーが個人に顧客支払いの5,000ドルを入金しているが4,000ドルしか振込しない場合、クリアリングアカウントは5,000ドル入金、4,000ドル出金を示し、1,000ドルの残高が残ります。この残高はビジネスがオーナーに借りているお金を表し、実質的にビジネスからオーナーへのローンです。クリアリングアカウントで受取金として残しておくか、仕訳を使用してDue From Ownerアカウントに再分類できます。仕訳：Due From Owner 1,000ドルをデビット、Owner Personal - Clearing 1,000ドルをクレジット。オーナーが最終的に残りの1,000ドルを振込するとき、Due From Ownerからビジネス銀行への記録をします。
銀行フィードをクリーンに保つ
ビジネス銀行フィードがオーナーからの振込をインポートするとき、QuickBooksは顧客支払いと照合するか新しい取引を作成することを提案する場合があります。その提案を無視し、クリアリングアカウントから記録した振込取引に手動で照合します。
銀行フィードが重複取引を自動作成する場合、重複を削除し、クリアリングからビジネス銀行への元の振込がのみ記録されていることを確認してください。フィードは照合とクリアされた振込を示し、緩い終わりがありません。
アプローチの比較
| 方法 | 請求書追跡 | 照合 | 収益レポート | 追加手順 |
|---|---|---|---|---|
| 未入金資金に支払いを記録 | 正確 | 破損（対応する銀行入金がない） | 正確 | 入金調整が必要 |
| 振込日にビジネス銀行に支払いを直接記録 | 正確 | 機能しているが入金詳細がステートメントと一致しない | 正確だが日付がずれる可能性 | 結合振込を手動で分割する必要がある |
| クリアリングアカウント（Owner Personal） | 正確 | 両側できれいにマッチング | 正しい日付で正確 | 1バッチにつき1つの追加振込取引 |
| BankStmtConverterを使用したステートメントインポート | N/A（既存データの抽出向け） | トランザクション履歴を引き出す場合、ステートメントインポートが高速 | N/A | オーナーの個人銀行PDFをCSV形式に変換して参照用 |
クリアリングアカウント方法は1つの入金バッチあたり1つの振込取引を追加しますが、請求書、銀行照合、収益レポートを一致させたままにします。月に個人を通過する10の顧客支払いとビジネスへの1つの振込を処理する場合、10の支払いをクリアリングに記録し1の振込と比較して、10の支払いを未入金資金に記録して10の破損した入金リンクを手動で修正します。
手動追跡で十分な場合
オーナーが1年に1、2回だけ個人に顧客支払いを入金する場合、各支払いをクリアリングアカウントに記録し、すぐに振込することができます。正式なシステムを構築することなく。1回限りの800ドルの小切手が個人に入金され、翌日に振込されて、2つのQuickBooks取引（クリアリングへの受け取り、ビジネス銀行への振込）がかかり、きれいに照合されます。
より頻繁な場合、クリアリングアカウントは必須になります。オーナーが毎週個人に入金するか、顧客支払いと個人の経費を混ぜる場合、各支払いを個別に追跡してクリアリングアカウントを通じてネットするのは、常に手動修正することなく正確な帳簿を維持する唯一の方法です。BankStmtConverterはオーナーの個人銀行明細書からトランザクションデータを引き出せるので、特に日付と金額が読みにくいスキャンされたステートメントで、入金された金額を請求書に照らして交差チェックするための参照リストが必要な場合に役立ちます。
オーナーにビジネス口座を使用させる
長期的な修正は、すべての顧客支払いをビジネス口座に入金するようにオーナーが設定することです。小切手がオーナー本人の名前で書かれている場合、ほとんどの銀行はそれをビジネス口座に制限的な裏書で入金することを許可しています。オーナーは裏に署名して「Deposit Only - [ビジネス口座番号]」と書きます。銀行はそれをビジネス入金として扱っています。
オーナーが即座のアクセスのために個人入金を好む場合、個人口座にリンクするビジネス口座を開くか、即座の振込を考慮するか、ビジネス口座に関連したビジネスデビットカードを使用して、オーナーが同じアクセス権を持つようにしてください。節約した簿記時間はアカウント手数料を支払っています。
オーナーが習慣を変えることに抵抗する場合、月末のクリアリングアカウントレポートを表示してください。3,000ドルの残高がある場合、ビジネスはビジネス銀行に到達しなかった3,000ドルの記録済み収益を持っています。その残高は、あなたの記録のエラーであるか、オーナーがビジネスに借りているお金のいずれかです。どちらもオーナーが監査やローン申し込みの際に見つけたい位置ではありません。
QuickBooksでクリアリングアカウントを設定する
QuickBooks Desktopで、Lists > Chart of Accountsに進み、Account > Newをクリック、Bankを選択、Owner Personal - Clearingという名前を付けます。開始残高をゼロのままにします。QuickBooks Onlineで、歯車アイコンをクリック、Chart of Accountsを選択、Newをクリック、アカウントタイプとしてBankを選択、同じ方法で名前を付けます。銀行フィードに接続しないでください。
作成されたら、支払いを受け取るとき、アカウントはあなたの預金先ドロップダウンに表示されます。未入金資金またはビジネス銀行口座ではなくそれを選択します。クリアリングアカウントは受け取ったがまだ振込されていない支払いの実行残高を示しており、各オーナー振込後にゼロになるはずです。
月末の照合の処理
月末に、通常のビジネス銀行口座を照合します。クリアリングアカウントからの振込はビジネス銀行明細書のラインアイテムとして表示され、QuickBooksでチェックマークできます。クリアリングアカウント自体は実銀行口座ではなく追跡アカウントなので照合されない必要があります。残高はゼロまたはすべての振込が記録されている場合はゼロに近くなります。残高を示す場合、クリアリングに記録されたがまだビジネス銀行に振込されていない支払い、または記録エラーを調査してください。
簡単なレポートを実行して（Banking > Use Register、Owner Personal - Clearingを選択）詳細を見てください。すべての「受け取り」取引には対応する「振込」取引が必要です。振込のない支払いを見る場合、オーナーはそのお金をまだ移動していません。支払いのない振込を見る場合、支払いの合計より大きい振込を記録した場合、その部分はオーナー拠出金であり、Due From Ownerまたはオーナー引き出しに再分類される必要があります。
複数のステートメントまたはアカウント間の詳細なトランザクション追跡について、BankStmtConverterのツールを使用してPDFステートメントからトランザクションリストを抽出および比較でき、オーナーの個人入金をビジネス口座に入ったものと照らし合わせるのに役立ちます。
なぜこれが年末と税金にとって重要なのか
あなたの税務申告書または財務諸表は、オーナーがお金をビジネス口座に振込したときではなく、顧客支払いが受け取られたときに基づいて収益を示しています。支払いがオーナーがお金をビジネス口座に振込したときだけ記録した場合、あなたの収益タイミングは間違っています。12月28日に受け取られた10,000ドルの支払いだが1月5日に振込された場合は1月の収益ではなく12月の収益に属しています。
クリアリングアカウント方法は支払い日を正確に保ちながらビジネス銀行照合とも一致しています。支払いは12月28日にクリアリングに記録されます（収益は12月でカウント）、振込は1月5日にクリアリングからビジネス銀行に記録されます（銀行照合は1月で機能）。あなたの収益計算書と現金フロー計算書は両方とも正しいタイミングを反映しています。
現金ベースの納税者の場合、IRSはビジネスがそれに対する支配を有するときに受け取られたと考えられる所得を考慮しており、これはオーナーが任意のアカウントに入金するときです。個人口座に入金することはビジネスは構成的にそれを受け取っています。なぜなら、オーナーはそれを支配しているからです。支払いをクリアリングアカウントに記録することはあなたの帳簿をその税務処理と一致させた状態を保ちます。