今週40枚の請求書を支払う。銀行にログインして支払いを処理してから、QuickBooksに切り替えて、すべてのトランザクションを再度入力する。ベンダー名、請求書番号、金額、早期支払い割引を受けた場合はその金額。その後、銀行フィードを照合し、各支払いをマッチングして、数字を転記ミスしていないことを祈る。このループは毎週、ときには毎日繰り返される。
プラグインはその一部を解決する。Melioは支払いを送信してQuickBooksと同期するが、早期支払い割引を適用しない。だからその請求書を銀行で支払い、QuickBooksに手動で再入力する。QuickBooks Enterpriseの発注から請求書へのマッチング機能は理論的には処理を高速化するが、1つのPOが3つの倉庫から出荷されて5枚の請求書を生成する場合、行項目を1つずつ確認・削除する必要があり、QuickBooksはすべての削除で確認を求める。
この記事では、銀行からQuickBooksへのパイプラインを自動化してトランザクションを手動再入力なしに記帳する方法、Melioユーザーを困らせる早期割引のギャップを処理する方法、銀行明細書データを直接インポートしてループを閉じることができる場所を紹介します。
手動ループが最初の場所に存在する理由
QuickBooksはほとんどの銀行に毎日フィードを介して接続しますが、そのフィードは支払いが出て行ったことだけを示します。どの請求書を支払ったか、2パーセント割引を受けたかはわかりません。銀行は請求書番号やベンダーのメタデータを送信しません。「ACH支払い」のような一般的な説明やチェック番号で、デビットを送信するだけです。
Melio、Bill.com、Divvyのような支払いプラグインは銀行に支払い指示を送り、同時にQuickBooksで対応する請求書を作成するため、銀行フィードが届くときにすべてがマッチングします。プラグインの外で支払うまでは完璧に機能します。銀行サイトで早期割引のために支払う、電信送金で、またはプラグインが対応していないクレジットカードで支払う。これで、マッチング対象のQuickBooksレコードがない銀行トランザクションが発生します。手動で再入力します。
メールやPDFで請求書を受け取ると、その断絡はさらに広がります。請求書がQuickBooksに請求書として入力されない場合、銀行フィードがマッチング対象になるものはありません。事実の後に請求書を作成するか、請求書なしで経費を記録するかのどちらかです。どちらにせよ、ベンダー名、金額、日付、請求書番号を入力しています。これらはすでにどこかのドキュメントに存在しています。
QuickBooksがすでに自動化しているもので開始する
新しいツールを追加する前に、QuickBooksが提供する自動化を使用してください。
銀行フィード規則は定期的なトランザクションを自動カテゴリ化します。毎月同じ家主に支払う場合、トランザクションがダウンロードされるとすぐにカテゴリ、ベンダー、クラスを割り当てる規則を作成します。これは1回限りの請求書のデータ入力を排除しませんが、ルーティンなものを瞬時にクリアします。
定型トランザクションは同じ金額で繰り返される支払いに対して機能します。月次ソフトウェアサブスクリプションの定型請求書を設定すると、QuickBooksが記録するか自動的に入力することをリマインドします。銀行フィードが届くと、請求書にマッチングして先に進みます。
請求書を一括入力して一度に請求書が到着する場合。請求書フォームを開き、最初のものを入力してから、保存して閉じるのではなく保存して新規作成をクリックします。これはデータ入力モードを保つため、セッションあたり十数回クリックを節約します。
これらの機能は予測可能な定期的なもの、つまり総作業量の約30パーセントを処理します。その他の70パーセント、1回限りの請求書と早期割引支払いは、あなたに落ち着きます。
支払いプラットフォームが書き込みと支払いのループをどのように自動化するか
Melio、Bill.com、および同様のプラットフォームはQuickBooksと銀行に接続します。プラットフォーム（またはOCRで請求書PDFを抽出させる）に請求書を1回入力し、承認して、支払いを計画して、プラットフォームはQuickBooksに請求書を書き込み、ACHまたはチェックを介して支払いを送信します。銀行フィードがダウンロードされると、トランザクションにはすでにマッチング請求書があり、QuickBooksはそれを自動的に照合します。
これは、プラットフォームが支払うことができるすべての請求書の二重入力を排除します。落とし穴は以下のとおりです：これらのプラットフォームは通常1回の支払いごとに料金を請求します（MelioはACHで無料で、カードに料金を請求します。Bill.comはトランザクションごとに料金を請求します）、手動で割引額を入力してから承認しない限り、早期支払い割引を適用しません。1枚の請求書で5ドルの割引には問題ありません。このアポ月に40枚の請求書を受け取る場合は気になります。2パーセント正味10条件を提供するため、各々を計算および調整する必要があります。
だからあなたは割引期限に合わせるために銀行でそれらを支払い、今あなたはすべての割引支払いのためにQuickBooksに手動で戻ります。プラットフォームは支払いがそれを通じて行われなかったため、助けることができません。銀行フィードは銀行が請求書番号を送信しないため、助けることができません。
銀行明細書データを直接インポートしてギャップを埋める
銀行で請求書を支払うと、早期割引、電信送金、またはプラグインが処理できない理由で、支払い詳細は銀行明細書に含まれます：日付、金額、ペイイ名、参照番号。その銀行明細書データをQuickBooksに直接インポートするのは、QuickBooksまたはコンバーター・ツールがそれを請求書または経費レコードにマッピングするのを許可します。
QuickBooks Desktopは、File > Utilities > Import > Bank Statementを通じてCSVおよびOFXファイルを受け入れます。QuickBooks OnlineはBankingタブを通じてCSVを受け入れます。銀行明細書がPDF（ほとんどは）である場合は、まずそれをCSVまたはOFXに変換する必要があります。
TabulaおよびAdobeエクスポート・ツーエクセルなどの無料ツールは、テキストを強調表示してコピーできるクリーンなデジタルPDFの場合にのみ機能します。スキャン、コピー、または電話で撮影された明細書では失敗します。テキストを読むことができません。イメージを見るだけです。説明が複数行にまたがる、デビットとクレジットが同じ列に含まれる、またはレイアウトがページ全体で変わる明細書でも失敗します。テーブルを抽出して、Excelで開くと、トランザクションが行全体に分割されたり、金額が間違った列にあります。
明細書がきれいに抽出されない場合は、銀行明細書抽出用に設計されたツールを使用してください。BankStmtConverterはOCRで走査済み、写真に撮られた、またはマルチレイアウトPDFを読み取り、デビットとクレジットを正しく抽出します。それらが列を共有する場合でも、抽出された合計が印刷されたオープニングおよびクロージングバランスに対して検証されます。QuickBooksにインポートする前にデータが照合されることがわかります。QuickBooks用にCSV、OFX、およびQBOに直接エクスポートします。PDFをアップロードして、フォーマットされたファイルをダウンロードしてインポートします。バッチジョブの場合は、10個のステートメント、3つのアカウントから、すべてを一度に処理できます。
トランザクションがQuickBooksに入ったら、それらを請求書にマッチングするか、経費として分類する必要がありますが、行ごと入力するのではなく、確認をクリックしています。
比較：支払いプラグイン対銀行インポート対手動エントリ
| 方法 | 早期割引を処理できますか? | 請求書入力を自動化しますか? | すべての支払い方法で機能しますか? | 請求書ごとの手動労力 |
|---|---|---|---|---|
| QuickBooksでの手動入力 | はい（割引額を計算して入力する） | いいえ | はい | 完全な請求書データ入力と銀行照合 |
| 支払いプラグイン（Melio、Bill.com） | いいえ（請求書ごとに金額を手動で調整する必要があります） | はい（請求書を自動的に作成） | プラグイン対応方法（ACH、チェック、一部のカード）のみ | ゼロ。満額で支払う場合。割引の手動計算と調整 |
| 銀行明細書インポート（コンバーターからのCSV/OFX） | はい（銀行明細書から実際の支払額を記録） | いいえ（ただしトランザクション詳細の再入力をスキップ） | はい（支払い方法に関係なくすべての支払いをキャプチャ） | ファイルをインポート、QuickBooksでマッチング/分類トランザクション |
| スキャン/複雑なステートメント用BankStmtConverter | はい | いいえ | はい | PDFアップロード、抽出されたCSV/OFXをインポート、QuickBooksでマッチング。バランス検証を含める |
ステップバイステップ：PDFステートメントから銀行トランザクションをインポートする
銀行で請求書を支払い、そのデータを再入力せずにQuickBooksに取り込みたいワークフロー。
- 銀行のウェブサイトからPDFとして銀行明細書をダウンロードしてください。ほとんどの銀行では、カスタム日付範囲の明細書を生成できます。未払い請求書をカバーする期間をダウンロードします。
- PDFをCSVまたはOFXに変換します。明細書がクリーンなデジタルPDFの場合は、Tabulaまたは銀行のエクスポートオプションを試してください（一部の銀行はCSVダウンロードを提供）。スキャン、複数ページで異なるレイアウトがある場合、または無料ツールが列をスクランブルする場合は、それをBankStmtConverterにアップロードします。ツールはトランザクションを抽出し、デビットとクレジットが印刷されたクロージングバランスに合計されることを確認し、QuickBooks用にフォーマットされたCSVまたはOFXをエクスポートします。
- QuickBooks Desktopで、File > Utilities > Import > Bank Statementに移動します（またはOnlineでBankingタブを使用）。CSVまたはOFXファイルを選択します。QuickBooksは列（日付、説明、デビット、クレジット）をマッピングし、トランザクションをレジスターにロードします。
- インポートされたトランザクションを既存の請求書にマッチングします。QuickBooksは金額と日付が近い場合にマッチングを提案します。マッチングを確認すると、請求書は支払済みとしてマークされます。請求書のないトランザクションについては、追加をクリックして、ベンダーとアカウントでそれらを経費として分類します。
- 照合します。インポートされたトランザクションは、銀行フィード・トランザクションと同じようにレジスターに含まれます。照合ウィンドウを開き、明細書の終了残高を入力し、アイテムを消去済みとしてマークします。合計が一致しない場合は、トランザクションがインポートされなかったか、抽出にエラーがあったかをすぐに知ることができます。
このワークフローは40回の手動請求書入力を1回のインポートと40回のマッチングクリックに置き換えます。明細書がスキャンされているか乱雑な場合、変換ステップは追加の1分かかりますが、すべての行を入力するのと比較してまだ数時間を節約します。
QuickBooksを離れずに早期支払い割引を処理する
早期支払い割引を受けると、請求書の合計よりも少なく支払います。QuickBooksはその差額を説明し、請求書が完全に支払われ、割引が経費または所得アカウントに当たることが表示される必要があります。
完全な金額で請求書を入力してから、支払い：
- QuickBooksで完全な請求書金額で請求書を作成します。
- 支払いを記録するとき（手動またはインポート銀行トランザクションとマッチングして）、あなたが支払った実際の金額を入力します。割引された金額。
- QuickBooksは差異を処理する方法を尋ねます。「割引」を選択し、「購入割引」のようなアカウントに割り当てます（通常は他の所得または対経費アカウント）。
- QuickBooksは割引を償却し、請求書を完全に支払済みとしてマークします。
最初に銀行トランザクションをインポートしてから請求書に一致させる場合、同じダイアログが表示されます。差異が割引であることをQuickBooksに伝えて、請求書を閉じます。
これは銀行を介して支払ったか、プラグインを通じて支払ったか、機能します。重要なのは実際の支払額を記録し、差異を分類し、支払い前に請求書金額を調整しようとしないことです。
OCRと領収書キャプチャによる請求書データ入力を自動化する
銀行データのインポートは支払い側を解決します。再入力した内容を支払わなくてもよいのです。ただし、請求書が到着すると請求書を入力します。メールで40枚の請求書を受け取る場合は、各PDFを開き、ベンダー名、請求書番号、金額、期日を読み、QuickBooksに入力します。
Hubdoc、Dext、Receipt BankのようなReceiptキャプチャツールは、OCRを使用して請求書PDFからデータを抽出し、請求書をQuickBooksに直接プッシュします。請求書メールをツールに転送すると、PDFを読み取り、ベンダー、金額、日付、行項目を含む請求書を作成し、QuickBooksに承認用に送信します。レビューして承認します。タイプしません。
これらのツールは、月単位のユーザーあたり、またはドキュメントあたりの料金を請求します。Hubdocは、QuickBooks Online Plus以上を使用する場合は無料です。DextとReceipt Bankは月額約30ドルの小規模なプランから始まります。1週間あたり数十の請求書を処理する場合、ROIは速く表示されます。
請求書OCRを銀行明細書インポートと組み合わせると、両端を自動化しました。請求書は自動的にQuickBooksに入力され、支払いは銀行明細書から同期します。データ入力ではなく、一致と承認が残されています。
手動入力に固執するべき場合
月に10未満の請求書を支払う場合、すべて単一の方法（たとえば、すべてチェック）を通じて、銀行フィードがそれらを90パーセントの時間で正しくマッチングする場合、設定ワークフローに費やされた時間は、時間を節約するよりも超える可能性があります。手動入力は1週間あたり5分かかります。インポートプロセスの学習と保守は最初に1時間かかり、月に10分のトラブルシューティングが発生する可能性があります。
銀行が実時間トランザクションダウンロードを提供し、支払いプラグインが即座に同期される場合、手動入力も理にかなっています。請求書と支払いがコーヒーを終える前にQuickBooksにヒットした場合、埋めるギャップはありません。
しかし、1週間以上1時間以上の時間を再入力トランザクションに費やすか、複数の方法を通じて請求書を支払う場合（銀行サイト、ワイヤー、カード、ACHプラグイン）、または定期的に早期割引を処理する場合、自動化は最初の月で支払います。
一般的な落とし穴を回避する
重複したトランザクション：銀行明細書をインポートして銀行フィードも実行されている場合、同じトランザクションを2回ダウンロードします。インポート期間の銀行フィードをオフにするか、フィードがまだプルしていないトランザクションのみをインポートします（日付フィルターを使用）。
未照合の不一致：インポートされたCSV合計がステートメントのクロージングバランスと一致しない場合は、インポートしないでください。足りないトランザクションまたは誤り読み金額は照合を破ります。合計を検証するツール（BankStmtConverterなど）はインポート前にこれをキャッチします。手動変換はそうしません。インポート前に、抽出されたデビットとクレジットの合計を常に印刷されたステートメント合計と比較してください。
ベンダー名の不一致：銀行明細書は「ABC SUPPLY CO」を言います。QuickBooksはベンダーを「ABCサプライ」として知っています。インポートは自動マッチングされません。QuickBooksのベンダー名を標準化して、ステートメントに表示される方法と一致させるか、インポート中にそれらを名前変更するために銀行フィード規則を使用してください。
欠けている請求書番号：銀行明細書の説明フィールドには、請求書番号が含まれることはめったにありません。QuickBooksで請求書レベルの詳細が必要な場合は、まだそれを手動で入力するか、領収書キャプチャツールに依存します。銀行インポートは支払いトランザクションを提供します。領収書キャプチャツールと組み合わせない限り、請求書入力を置き換えません。
ステートメントをアップロードするときのプライバシーと実行
銀行明細書には機密データが含まれています：口座番号、残高、トランザクション履歴。多くの人々はオンラインの変換ツールにそれらをアップロードすることをためらい、その躊躇は合理的です。
オンラインコンバーターを使用する場合は、処理後にファイルを削除するかどうかを確認してください。BankStmtConverterは変換後にアップロードされたステートメントをすぐに削除し、ユーザーデータでAIモデルを訓練しません。他のツールはファイルを無期限に保存したり、モデル改善に使用したりする可能性があります。
ステートメントをまったくアップロードできない場合（会社ポリシー、規制要件、または個人の好み）、ファイルをローカルで処理するデスクトップまたはオンプレミス・コンバーターを使用してください。BankStmtConverterは、マシンで実行され、ステートメントをアップロードしない1回のライセンスを備えたデスクトップ版を提供します。コンピューター上でPDFを変換し、インターネット接続なしでCSVをQuickBooksにインポートします。
サポートされている銀行とレイアウトの詳細については、サポートされている銀行リストを参照してください。他の変換と会計ワークフロー・ツールについては、ツールページを確認してください。
自動化レイヤーを組み合わせて手動作業を80パーセント削減
単一のツールはすべてのステップを排除しませんが、それらを積み重ねるとほとんどのワークフローをカバーします：
- 定期的な全額請求書の場合は、支払いプラグイン（Melio、Bill.com）を使用します。これは請求書を作成し、支払いを自動的に同期します。
- 銀行で早期割引請求書を支払い、その後、銀行明細書をCSVまたはOFXとしてインポートして、それらの支払いをQuickBooksに再入力なしに取り込みます。
- 請求書OCR（Hubdoc、Dext）を使用して、メール送信されたPDFから請求書詳細をキャプチャするため、データ入力の代わりに承認します。
- 定期的なトランザクション（家賃、購読、ローン支払い）の銀行フィード規則を設定すると、フィードがダウンロードされたときに自動的に分類されます。
これらの4つのレイヤーを使用すると、まれな奇妙なトランザクションのみのデータを手動で入力します。新しいベンダーへの1回限りの電信送金、請求書と一致しない返金。他のすべてが自動チャネルを通じてQuickBooksに流れ込み、タイピングと照合ではなく確認と承認に時間を費やします。
1人の会計士は、Melioを標準支払いに使用し、銀行明細書インポートを、Melioが処理できない割引支払いに組み合わせることで、1週間あたり4時間から30分まで減少したと報告しました。月額コスト（Melioはゼロロ円で、ACHは無料です。コンバーター・ツールは簿記時間の1時間未満です）は第1週に支払いました。
今すぐするべきこと
今週最もあなたの時間を費やしているペイン・ポイントを選んでください。銀行で支払う早期割引請求書の場合は、今週の明細書をダウンロードして、CSVに変換してQuickBooksにインポートします。インポートとマッチングに費やされた時間を手動入力と比べてテストし、毎週やるだけの価値があるかどうかを決定します。
メール送信されたの請求書の積み重ねの場合は、10を試験にReceipt Captureツールに転送して、手動修正なしでいくつがインポートされるかを確認します。10名中8名が機能する場合、ツールはあなたを請求書入力時間の80パーセント節約します。
1つの自動化で開始して、節約された時間を測定してから、次のレイヤーを追加します。最初の月で手動データ入力を半分にカットし、3か月以内に80パーセント削減します。