이번 주에 40건의 송장을 지불합니다. 은행에 로그인하고 결제한 후 QuickBooks로 전환해서 모든 거래를 다시 입력합니다. 공급업체 이름, 송장 번호, 금액, 조기 결제 할인 받으면 할인액까지요. 그 다음 은행 피드를 조정하고 각 결제를 매칭하고 숫자를 빠뜨리지 않았길 바랍니다. 이 루틴은 매주, 때로는 매일 반복됩니다.
플러그인이 일부를 도와줍니다. Melio는 결제를 보내고 QuickBooks와 동기화하지만 조기 결제 할인은 적용하지 않으므로 은행에서 송장을 결제하고 손으로 다시 입력합니다. QuickBooks Enterprise의 구매발주-송장 매칭은 이론상 속도를 높이지만, 하나의 발주가 세 개 창고에서 배송되고 5개의 송장을 생성하면 항목을 하나씩 확인하고 삭제합니다. QuickBooks가 모든 삭제에서 확인을 요청합니다.
이 글에서는 은행에서 QuickBooks로의 파이프라인을 자동화해서 거래를 수동 재입력 없이 장부에 기록하는 방법, Melio 사용자들을 막는 조기 할인 차이를 처리하는 방법, 은행 명세서 데이터를 직접 가져오는 것이 루프를 닫는 방법을 보여줍니다.
수동 루프가 처음부터 존재하는 이유
QuickBooks는 대부분의 은행과 일일 피드로 연결되지만 그 피드는 결제가 나갔다는 것만 알려줍니다. 어느 송장을 결제했는지, 2% 할인을 받았는지는 알려주지 않습니다. 은행은 송장 번호나 공급업체 메타데이터를 보내지 않습니다. "ACH PAYMENT" 같은 일반적인 설명이나 수표 번호만 보냅니다.
Melio, Bill.com, Divvy 같은 결제 플러그인은 결제 지시를 은행에 보내면서 동시에 QuickBooks에서 해당 송장을 작성하므로 은행 피드가 도착할 때 모든 것이 매칭됩니다. 플러그인 외부에서 결제할 때까지는 완벽하게 작동합니다. 조기 할인을 위해 은행 사이트에서 결제하거나, 전신송금으로 결제하거나, 플러그인이 지원하지 않는 신용카드로 결제할 때 말입니다. 이제 QuickBooks 기록이 없는 은행 거래가 있고 수동으로 다시 입력합니다.
이메일이나 PDF로 송장을 받을 때 분리가 더 커집니다. 송장이 QuickBooks에 송장으로 입력되지 않으면 은행 피드가 매칭할 것이 없고 사후에 송장을 생성하거나 송장 없이 비용을 기록합니다. 어느 쪽이든 어딘가에 이미 있는 공급업체 이름, 금액, 날짜, 송장 번호를 입력합니다.
QuickBooks가 이미 자동화하는 것부터 시작하기
새 도구를 계층화하기 전에 QuickBooks가 제공하는 자동화를 사용합니다.
은행 피드 규칙을 사용하면 반복되는 거래를 자동으로 분류할 수 있습니다. 매달 같은 집주인에게 결제하면 거래가 다운로드되는 순간 범주, 공급업체, 클래스를 할당하는 규칙을 생성합니다. 이것이 일회성 송장의 데이터 입력을 제거하지는 않지만 루틴 거래를 즉시 처리합니다.
기억된 거래는 같은 금액으로 반복되는 모든 결제에 유효합니다. 월간 소프트웨어 구독에 대해 기억된 송장을 설정하면 QuickBooks가 기록을 상기시키거나 자동으로 입력합니다. 은행 피드가 도착하면 송장과 매칭하고 진행합니다.
한 번에 여러 송장을 일괄 입력합니다. 송장 양식을 열고 첫 번째 송장을 입력한 후 "저장 후 닫기" 대신 "저장 및 새로 만들기"를 클릭합니다. 이것이 데이터 입력 모드로 유지하게 하고 세션당 수십 번의 클릭을 절약합니다.
이 기능들은 약 30%의 업무를 처리합니다. 예측 가능한 반복 작업입니다. 나머지 70%, 일회성 송장과 조기 할인 결제는 여전히 당신에게 달려 있습니다.
결제 플랫폼이 작성 및 결제 루프를 자동화하는 방법
Melio, Bill.com 및 유사 플랫폼은 QuickBooks와 은행에 연결됩니다. 플랫폼에 한 번 송장을 입력하거나 송장 PDF를 전달하고 OCR이 세부 정보를 추출하도록 하고 결제를 승인하고 일정을 잡으면 플랫폼이 QuickBooks에 송장을 작성하고 ACH나 수표를 통해 결제를 보냅니다. 은행 피드가 다운로드될 때 거래에 이미 매칭 송장이 있고 QuickBooks가 자동으로 조정합니다.
이것은 플랫폼이 결제할 수 있는 모든 송장의 이중 입력을 제거합니다. 함정: 이 플랫폼들은 일반적으로 결제당 요금을 부과합니다 (Melio는 ACH는 무료, 카드는 유료; Bill.com는 거래당 요금). 그리고 승인 전에 할인된 금액을 수동으로 입력하지 않으면 조기 결제 할인을 적용하지 않습니다. 단일 송장에 대해 5달러 할인이면 괜찮습니다. 이번 달 40개 송장이 2%-순10 조건을 제공하고 각 송장에 대해 계산하고 조정해야 할 때는 괜찮지 않습니다.
따라서 할인 기한을 맞추기 위해 은행에서 결제하면 QuickBooks에서 모든 할인 결제의 수동 입력으로 돌아갑니다. 플랫폼은 도움이 될 수 없습니다. 결제가 그걸 통해 가지 않았고, 은행 피드는 도움이 될 수 없습니다. 은행이 송장 번호를 보내지 않습니다.
격차를 채우기 위해 은행 명세서 데이터를 직접 가져오기
은행에서 송장을 결제할 때 (조기 할인, 전신송금, 또는 플러그인이 처리할 수 없는 어떤 이유로든) 결제 세부 정보는 은행 명세서에 있습니다: 날짜, 금액, 수취인 이름, 참고 번호. 해당 데이터를 QuickBooks에 다시 입력하는 대신 은행 명세서를 구조화된 데이터로 가져오고 QuickBooks나 변환기 도구가 송장이나 비용 기록으로 매핑하도록 합니다.
QuickBooks Desktop은 File > Utilities > Import > Bank Statement를 통해 CSV와 OFX 파일을 허용합니다. QuickBooks Online은 Banking 탭을 통해 CSV를 허용합니다. 은행 명세서가 PDF인 경우 (대부분은) 먼저 CSV나 OFX로 변환해야 합니다.
Tabula와 Adobe 내보내기 같은 무료 도구는 텍스트를 강조하고 복사할 수 있는 깔끔한 디지털 PDF인 경우에만 작동합니다. 스캔, 복사 또는 휴대폰으로 촬영한 명세서에서는 실패합니다. 텍스트를 읽을 수 없기 때문입니다. 이미지만 봅니다. 또한 설명이 여러 줄에 걸쳐 있거나, 차변과 대변이 같은 열에 있거나, 레이아웃이 페이지 전체에서 변할 때 실패합니다. 테이블을 추출하고 Excel에서 열면 거래가 행 전체에 분산되거나 금액이 잘못된 열에 있습니다.
명세서를 깔끔하게 내보낼 수 없을 때 은행 명세서 추출을 위해 설계된 도구를 사용합니다. BankStmtConverter는 OCR을 사용해 스캔, 촬영, 또는 다중 레이아웃 PDF를 읽고 차변과 대변이 같은 열을 공유하더라도 정확하게 추출하고 인쇄된 개시 및 종료 잔액에 대해 추출된 총액을 검증하므로 가져오기 전에 데이터가 조정됨을 알 수 있습니다. CSV, OFX, QBO로 QuickBooks에 직접 내보냅니다. PDF를 업로드하고 형식이 지정된 파일을 다운로드하고 가져옵니다. 일괄 작업 (세 계정의 10개 명세서)의 경우 모두 한 번에 처리할 수 있습니다.
거래가 QuickBooks에 있으면 송장과 매칭하거나 비용으로 분류하지만 한 줄씩 입력하는 대신 클릭으로 확인합니다.
비교: 결제 플러그인 vs. 은행 가져오기 vs. 수동 입력
| 방법 | 조기 할인 처리? | 송장 입력 자동화? | 모든 결제 방식 작동? | 송장당 수동 작업 |
|---|---|---|---|---|
| QuickBooks에서 수동 입력 | 예 (할인된 금액 계산 및 입력) | 아니오 | 예 | 전체 송장 데이터 입력 및 은행 조정 |
| 결제 플러그인 (Melio, Bill.com) | 아니오 (송장마다 금액 수동 조정 필요) | 예 (자동으로 송장 작성) | 플러그인 지원 방식만 (ACH, 수표, 일부 카드) | 전액 결제면 0; 할인은 수동 계산 및 조정 |
| 은행 명세서 가져오기 (변환기의 CSV/OFX) | 예 (은행 명세서의 실제 결제 금액 기록) | 아니오 (거래 세부 정보 재입력 건너뜀) | 예 (방식에 관계없이 모든 결제 캡처) | 파일 가져오기, QuickBooks에서 거래 매칭/분류 |
| 스캔/복잡 명세서용 BankStmtConverter | 예 | 아니오 | 예 | PDF 업로드, 추출된 CSV/OFX 가져오기, QuickBooks에서 매칭; 잔액 검증 포함 |
단계별: PDF 명세서에서 은행 거래 가져오기
은행에서 송장을 결제하고 재입력 없이 데이터를 QuickBooks로 가져오려는 워크플로우입니다.
- 은행 웹사이트에서 PDF로 은행 명세서를 다운로드합니다. 대부분의 은행은 사용자 정의 날짜 범위에 대한 명세서를 생성하도록 허용합니다. 미결제 송장을 포함한 기간을 다운로드합니다.
- PDF를 CSV나 OFX로 변환합니다. 명세서가 깔끔한 디지털 PDF인 경우 먼저 Tabula나 은행의 내보내기 옵션을 시도합니다 (일부 은행은 CSV 다운로드 제공). 스캔, 다양한 레이아웃을 가진 다중 페이지 또는 무료 도구가 열을 섞으면 BankStmtConverter에 업로드합니다. 도구가 거래를 추출하고 차변과 대변이 인쇄된 종료 잔액으로 합산하는지 확인하고 QuickBooks용 형식의 CSV나 OFX를 내보냅니다.
- QuickBooks Desktop에서 File > Utilities > Import > Bank Statement로 이동합니다 (또는 Online에서 Banking 탭 사용). CSV나 OFX 파일을 선택합니다. QuickBooks가 열을 매핑합니다. 날짜, 설명, 차변, 대변. 그리고 거래를 레지스터에 로드합니다.
- 기존 송장과 가져온 거래를 매칭합니다. 금액과 날짜가 가까우면 QuickBooks가 매칭을 제안합니다. 매칭을 확인하면 송장이 결제됨으로 표시됩니다. 송장이 없는 거래의 경우 추가를 클릭하고 공급업체 및 계정이 있는 비용으로 분류합니다.
- 조정합니다. 가져온 거래가 이제 은행 피드 거래처럼 레지스터에 있습니다. 조정 창을 열고 명세서 종료 잔액을 입력하고 항목을 cleared로 표시합니다. 총액이 일치하지 않으면 즉시 알 수 있습니다. 거래를 가져오지 않았거나 추출에 오류가 있습니다.
이 워크플로우는 40개의 수동 송장 항목을 1개 가져오기와 40개 매칭 클릭으로 바꿉니다. 명세서가 스캔되거나 지저분한 경우 변환 단계에 추가 1분이 걸리지만 모든 행을 입력하는 것에 비해 여전히 시간을 절약합니다.
QuickBooks를 떠나지 않고 조기 결제 할인 처리
조기 결제 할인을 받으면 송장 총액보다 적게 결제합니다. QuickBooks는 송장이 완전히 결제되고 할인이 비용이나 소득 계정에 표시되도록 차이를 설명해야 합니다.
송장을 전액으로 입력한 후 결제하면:
- QuickBooks에서 전액 송장 금액의 송장을 생성합니다.
- 결제를 기록할 때 (수동으로 또는 가져온 은행 거래를 매칭해서) 실제로 결제한 금액 (할인된 금액)을 입력합니다.
- QuickBooks가 차이를 처리하는 방법을 묻습니다. "할인"을 선택하고 "구매 할인" 같은 계정에 할당합니다 (일반적으로 기타 소득이나 반대 비용 계정).
- QuickBooks가 할인을 적고 송장을 완전히 결제됨으로 표시합니다.
은행 거래를 먼저 가져온 후 송장과 매칭하면 동일한 대화가 나타납니다. 부족분이 할인이라고 QuickBooks에 알리면 송장이 닫힙니다.
은행에서 결제했거나 플러그인을 통해 결제했는지에 관계없이 작동합니다. 핵심은 실제 결제 금액을 기록하고 차이를 분류하는 것이고 결제 전에 송장 금액을 조정하려고 하지 않는 것입니다.
OCR과 영수증 캡처를 통해 송장 데이터 입력 자동화
은행 데이터 가져오기는 결제 측면을 해결합니다. 결제한 것을 재입력하지 않습니다. 하지만 송장이 도착하면 여전히 입력합니다. 40개의 송장을 이메일로 받으면 각 PDF를 열고 공급업체 이름, 송장 번호, 금액, 마감일을 읽고 QuickBooks에 입력합니다.
Hubdoc, Dext, Receipt Bank 같은 영수증 캡처 도구는 OCR을 사용해 송장 PDF에서 데이터를 추출하고 QuickBooks에 직접 송장을 보냅니다. 송장 이메일을 도구로 전달하면 PDF를 읽고 공급업체, 금액, 날짜, 라인 항목과 함께 송장을 생성하고 승인을 위해 QuickBooks로 보냅니다. 검토하고 승인합니다. 입력하지 않습니다.
이 도구들은 사용자당 또는 월별 문서당 요금을 청구합니다. Hubdoc은 QuickBooks Online Plus 또는 Advanced를 사용하면 무료입니다. Dext와 Receipt Bank는 소규모 계획에서 월약 $30부터 시작합니다. ROI는 매주 수십 개의 송장을 처리하면 빠르게 나타납니다.
송장 OCR과 은행 명세서 가져오기를 결합하면 양쪽 끝을 자동화했습니다: 송장이 자동으로 QuickBooks에 입력되고 결제가 은행 명세서에서 동기화됩니다. 데이터 입력이 아닌 매칭과 승인으로 남겨집니다.
수동 입력을 계속해야 할 때
월간 10건 미만의 송장을 지불하고 모두 단일 방식으로 (예를 들어 모두 수표로) 그리고 은행 피드가 90%의 시간에 올바르게 매칭하면 가져오기 워크플로우 설정에 소비한 시간이 절약한 시간을 초과할 수 있습니다. 수동 입력은 주당 5분이 걸립니다. 가져오기 프로세스를 학습하고 유지하는 것은 앞서 1시간이 걸리고 월 10분 정도의 문제 해결이 걸릴 수 있습니다.
은행이 실시간 거래 다운로드를 제공하고 결제 플러그인이 즉시 동기화할 때도 수동 입력이 의미가 있습니다. 송장과 결제가 당신이 커피를 마치기 전에 QuickBooks에 표시되면 채울 격차가 없습니다.
하지만 주당 1시간 이상을 거래 재입력에 소비하고 있거나 여러 방식으로 송장을 결제하거나 (은행 사이트, 전신송금, 카드, ACH 플러그인) 정기적으로 조기 할인을 처리하면 자동화가 첫 달 내에 효과를 발휘합니다.
일반적인 함정 피하기
중복 거래: 은행 명세서를 가져오고 은행 피드도 실행 중이면 같은 거래를 두 번 다운로드합니다. 가져오기 기간 동안 은행 피드를 끄거나 피드가 아직 가져오지 않은 거래만 가져옵니다 (날짜 필터 사용).
조정되지 않은 불일치: 가져온 CSV 총액이 명세서의 종료 잔액과 일치하지 않으면 가져오지 마세요. 누락된 거래나 잘못 읽은 금액이 조정을 중단합니다. 총액을 검증하는 도구 (BankStmtConverter 같은)는 가져오기 전에 이를 포착합니다. 수동 변환은 그렇지 않습니다. 항상 추출된 차변과 대변의 합을 인쇄된 명세서 총액에 비교한 후 가져옵니다.
불일치하는 공급업체 이름: 은행 명세서는 "ABC SUPPLY CO"라고 말합니다. QuickBooks는 공급업체를 "ABC Supply"로 알고 있습니다. 가져오기는 자동 매칭하지 않습니다. QuickBooks의 공급업체 이름을 명세서에 표시되는 방식과 일치시키거나 은행 피드 규칙을 사용해 가져오기 중에 이름을 변경합니다.
누락된 송장 번호: 은행 명세서는 설명 필드에 송장 번호를 거의 포함하지 않습니다. QuickBooks에 송장 수준 세부 정보가 필요하면 여전히 수동으로 입력하거나 송장 OCR에 의존합니다. 은행 가져오기는 결제 거래를 제공합니다. 영수증 캡처 도구와 쌍을 이루지 않으면 송장 입력을 대체하지 않습니다.
명세서를 업로드할 때 개인 정보 보호 및 보안
은행 명세서는 민감한 데이터를 포함합니다: 계좌 번호, 잔액, 거래 기록. 많은 사람들이 온라인 변환 도구에 업로드하기를 꺼립니다. 그리고 그 꺼림은 합리적입니다.
온라인 변환기를 사용하는 경우 처리 후 파일을 삭제하는지 확인하세요. BankStmtConverter는 변환 직후 업로드된 명세서를 삭제하고 사용자 데이터로 AI 모델을 교육하지 않습니다. 다른 도구는 파일을 무기한 저장하거나 모델 개선을 위해 사용할 수 있습니다.
명세서를 전혀 업로드할 수 없다면 (회사 정책, 규제 요건, 또는 개인 선호) 파일을 로컬로 처리하는 데스크톱 또는 온프레미스 변환기를 사용합니다. BankStmtConverter는 당신의 머신에서 실행되고 명세서를 절대 업로드하지 않는 일회성 라이선스가 있는 데스크톱 버전을 제공합니다. 인터넷 연결 없이 컴퓨터에서 PDF를 변환하고 CSV를 QuickBooks로 가져옵니다.
지원되는 은행 및 레이아웃에 대한 자세한 내용은 지원되는 은행 목록을 참조하세요. 다른 변환 및 회계 워크플로우 도구는 도구 페이지를 확인하세요.
자동화 계층을 결합해서 수동 작업을 80% 줄이기
단일 도구는 모든 단계를 제거하지 않지만 스택을 쌓으면 대부분의 워크플로우를 다룹니다:
- 일상적인 전액 송장에 결제 플러그인 (Melio, Bill.com)을 사용합니다. 이것이 송장을 작성하고 결제를 자동으로 동기화합니다.
- 조기 할인 송장을 은행에서 결제한 후 은행 명세서를 CSV나 OFX로 가져와서 재입력 없이 결제를 QuickBooks로 가져옵니다.
- 이메일 PDF에서 송장 세부 정보를 캡처하기 위해 송장 OCR (Hubdoc, Dext)을 사용하므로 데이터 입력이 아닌 승인합니다.
- 반복 거래 (임대료, 구독, 대출 결제)에 대해 은행 피드 규칙을 설정하므로 피드가 다운로드될 때 자동으로 분류합니다.
이 네 계층으로 일반적인 비정상 거래에만 수동으로 데이터를 입력합니다. 새 공급업체에 대한 일회성 전신송금, 송장과 일치하지 않는 환불 말입니다. 다른 모든 것은 자동화된 채널을 통해 QuickBooks로 흘러갑니다. 그리고 당신은 입력과 조정이 아닌 검토와 승인에 시간을 씁니다.
한 회계담당자는 Melio를 표준 결제에 사용하고 Melio가 처리할 수 없는 할인 결제에 은행 명세서 가져오기를 결합해서 AP 데이터 입력을 주당 4시간에서 30분으로 줄였습니다. 월간 비용 (Melio는 ACH는 무료; 변환기 도구는 부기 시간 1시간 미만)이 첫 주에 효과를 발휘했습니다.
지금 해야 할 일
이번 주 가장 많은 시간이 드는 통증 지점을 선택합니다. 은행에서 결제하는 조기 할인 송장이라면 이번 주 명세서를 다운로드하고 CSV로 변환하고 QuickBooks로 가져옵니다. 가져오기와 매칭이 소요되는 시간을 수동 입력과 비교해서 측정하고 매주 할 가치가 있는지 결정합니다.
이메일 송장 더미라면 10개를 영수증 캡처 도구의 체험판으로 전달하고 수동 수정 없이 얼마나 많은 송장을 올바르게 가져오는지 봅니다. 10개 중 8개가 작동하면 도구가 송장 입력 시간의 80%를 절약합니다.
하나의 자동화로 시작해서 절약한 시간을 측정한 후 다음 계층을 추가합니다. 첫 달 내에 수동 데이터 입력을 절반으로 줄이고 3달 내에 80%까지 줄입니다.